Vorwort

Sehr geehrte Administratorin, sehr geehrter Administrator, sehr geehrte Anwender,

herzlichen Dank, dass Sie sich für das Phonalisa-Telekommunikationssystem entschieden haben. Schon nach kurzer Zeit werden Sie feststellen, dass sich diese Entscheidung gelohnt hat. Sie erfahren in diesem Handbuch, wie Sie Ihr Telefonsystem von Grund auf konfigurieren und vor allem, wie Sie alle Funktionen effizient nutzen können. Das Telefonsystem wurde komplett neu entwickelt und um viele neue und sehr interessante Funktionen erweitert. Zu diesen zählen z. B. die Kurzwahllisten, ein noch flexibleres Rufumleitungssystem, neue Gruppenfunktionen, flexiblere Warteschlangen uvm. .

An dieser Stelle möchte ich mich herzlich bei der Autorin Franziska Sprenger und den Autoren Sebastian Kauder, Stefan Zipfel und Wolfgang Held, für ihre Beteiligung bei der Erstellung dieses Handbuches, bedanken. Sie haben durch ihr Engagement und wertvollen Beiträge maßgeblich bei der Gestaltung dieses Handbuches geholfen.

Wir arbeiten ständig daran, die Qualität unserer Produkte zu verbessern. Falls Sie Anregungen, Kritik oder nach dem Lesen dieses Handbuches noch offene Fragen haben, so scheuen Sie sich nicht, mich zu kontaktieren (soeren.sprenger@phonalisa.de). Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Arbeiten mit Ihrem Phonalisa IP-Telefonsystem.

Mit freundlichen Grüßen



Sören Sprenger - CTO-Phonalisa Europe GmbH -

Teil I. Die Installation

1 Die Schnellstart-Anleitungen

1.1 Die Windows Version

1. Öffnen Sie den Phonalisa Installer aus dem Dateisystem.
2. Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen, geben Sie den Installationspfad ein (z. B.: C:\phonalisa) und klicken Sie auf Installieren.
3. Nach Abschluss der Installation öffnen Sie das Phonalisa Startpanel, welches sich im Startmenü unter Programme befindet.
4. Wenn Sie das Programm geöffnet haben, klicken Sie auf “Start Web UI”.
5. Der Einrichtungsassistent öffnet sich und hilft Ihnen bei den ersten Schritten nach der Installation.

1.2 Die Mac OSX Version

1. Installieren Sie das Phonalisa Telefonsystem, indem Sie die DMG-Datei öffnen und das App-Icon auf den Applications-Ordner ziehen.
2. Nach der erfolgreichen Installation können Sie Phonalisa aus dem Applications-Ordner starten.
3. Nachdem Sie Phonalisa gestartet haben, klicken Sie auf „Start Web GUI“.
4. In Ihrem Browser wird die Phonalisa Weboberfläche geöffnet und der Einrichtungsassistent hilft Ihnen bei den ersten Schritten nach der Installation.

1.3 Die Linux Version

1. Nach dem Ausführen der ISO sehen Sie für kurze Zeit den Installationsbildschirm. Unser Wizard wird nun automatisch die Installation von Phonalisa Jessie beginnen.
2. Im nachfolgenden Fenster werden Sie gebeten ein Root-Passwort festzulegen und dieses noch einmal zu bestätigen.
3. Verwenden Sie bitte im Folgenden den Menüpunkt „vollständige Festplatte verwenden“, bestätigen Sie im nächsten Fenster mit Enter. Anschließend wählen Sie den Punkt „Alle Dateien auf eine Partition“. Zum Schluss bestätigen Sie Ihre Änderungen nochmals und stimmen zu diese auf die Festplatte zu schreiben.
4. Im Anschluss werden Sie gebeten Ihre HTTP-Proxy-Daten einzutragen. Sollten Sie keinen Proxy verwenden überspringen Sie den Bildschirm mit „Weiter“.
5. Zum Schluss wählen Sie bitte den /dev/sda als GRUB-Bootloader aus und bestätigen mit “Enter”.
6. Nachdem Sie das System installiert haben sind keine weiteren Schritte nötig, die Anlage ist installiert und kann sofort eingerichtet werden. Die IP Ihrer Phonalisa, mit der Sie sich über Ihren Browser im Webinterface anmelden, finden Sie im Teil „URL des Webinterfaces“ des Startbildschirms.

2 Der Phonalisa Einrichtungs-Assistent

1. Wählen Sie Ihre Sprache aus.
2. Klicken sie auf “Weiter”.
   
   
   
3. Hier können Sie Ihrer Phonalisa einen Installationsnamen geben. Dieser dient der Unterscheidung, falls Sie z. B. mehrere Standorte/Firmen haben.
4. In dieser Dropdown können Sie eine GUI Farbe auswählen. Diese können Sie auch im Nachhinein unter “System”->“Einstellungen” wieder ändern (Überblick über die Themes13.2.1↓).
5. Klicken Sie auf “Weiter”.
   
   

   
   

6. Geben Sie hier die IP-Adresse für das Phonalisa System ein.
7. Hier geben Sie die Subnetzmaske ein.
8. Hier können Sie Ihre Proxy-Einstellungen konfigurieren.
9. Klicken Sie auf “weiter”.
   
   
   
10. Nun können Sie Ihren ersten Benutzer anlegen. Geben Sie dazu den Benutzernamen,
11. das Passwort,
12. den Vornamen und Nachnamen (optional),
13. die Nebenstelle,
14. die E-Mail-Adresse
15. und die PIN ein.
16. Zum Schluss auf “weiter” klicken und schon öffnet sich die Weboberfläche Ihres Phonalisa Telekommunikationssystem.
    
    
    
17. Geben Sie hier Ihren Lizenz-Schlüssel für das Phonalisa System ein.
18. Nun müssen Sie Ihren Vornamen und Nachnamen,
19. sowie Ihre Adressdaten,
20. und das Land ,unter welchem Sie die Lizenz erworben haben, angeben.
21. Hier tragen Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse ein.
22. Das Angabe Ihrer Branche ist optional.
23. Um die Installation zu beenden, klicken Sie bitte auf “weiter”.
24. Sollten Sie noch keine Lizenz erworben haben, dann können Sie den Schritt an dieser Stelle überspringen.
    
    

3 Ein Kurzer Überblick der Weboberfläche

1. Dies ist das Hauptmenü, dessen Einträge werden im folgenden Menüpunkt genannt.
   - Dashboard: Hier haben Sie einen Gesamtüberblick über Ihre Telefonate, Sprachnachrichten, Faxe.
   - Adressen: Sie können beliebig viele Adressbücher anlegen und finden diese dort aufgeführt. Der CSV-Import/-Export verbirgt sich ebenfalls unter diesem Menüpunkt.
   - Kalender: Hier können Sie all Ihre Termine festhalten und planen.
   - Statistik: Hier finden Sie die Gesprächs-Auswertung Ihrer Gruppen und Warteschlangen.
   - Einstellungen: Unter diesem Menüpunkt finden Sie alle Einstellungsmöglichkeiten zu Ihrem eigenen Telefon, z. B. die Kurzwahllisten, die Audio-Dateien und die Rufumleitungen.
   - Admin: Der Administrationsbereich beinhaltet u.a. die Benutzerverwaltung, Gruppenverwaltung und Sip-Accounts.
   - Provisioning: Hier finden Sie alle Provisioning-abhängigen Einstellungsmöglichkeiten, z. B. die Tasten-Profile und die Firmware-Verwaltung.
   - Routing: Wohin ein Anruf geht und wie Sie die Anrufe verteilen, können Sie in Ihren eingehenden und ausgehenden Routen festlegen. Sie finden hier auch die Gateways, Sprachmenüs, Warteschlangen und Agenten.
   - System: In diesem Menüpunkt können Sie Ihr System konfigurieren, z. B. die Zeitprofile, die Verbindungsdaten und die Lizenzverwaltung.
2. Dies ist das Untermenü. Die einzelnen Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten werden hier untergliedert. Die Hauptmenüpunkte Dashboard, Adressen, Kalender und Statistik haben kein Untermenü.
3. In Abhängigkeit von der Auswahl des Hauptmenüpunktes (1) und des Untermenüpunktes (2) ändert sich der Arbeitsbereich.
4. Das ist die Sprachauswahl für Ihren Benutzer. Mit einem Klick auf die Flagge können Sie die Sprache ändern.
5. In diesem Feld steht der Name und die Nebenstelle Ihres Benutzers. Wenn Sie System-Administrator sind oder über die nötigen Adminrechte verfügen, können Sie die Weboberfläche im Namen eines anderen Benutzers bedienen. Dazu klicken Sie auf den Pfeil und wählen einen anderen Benutzer aus.
6. Wenn Sie auf diesen Button klicken, loggen Sie sich von der Weboberfläche aus. Es erscheint das Log-in Fenster.
7. Mit diesem Button öffnen oder schließen Sie den Kollegenmonitor.

4 Die ersten Schritte nach der Installation

1. Anmeldung an der Weboberfläche
2. Benutzer anlegen
3. Telefone einrichten
4. Benutzer am Telefon anmelden
5. Gateway anlegen
6. Eingehende und ausgehende Routen konfigurieren
7. Telefonie-Tests durchführen
8. E-Mail-Einstellungen anpassen

4.1 Die Anmeldung an der Weboberfläche

4.2 Einen Benutzer anlegen

1. Geben Sie hier den Benutzernamen ein. Der Benutzername darf keine Umlaute, keine Sonderzeichen und nur Kleinbuchstaben und Zahlen enthalten. Der Grund hierfür ist, dass der Benutzername in URL´s wie z. B. E-Mail Adressen/Jabber ID´s verwendet wird. Beispiel: max.muster, teekueche.og1
2. Standardmäßig, bevor Sie eine Gruppe angelegt haben, sind erst einmal alle Benutzer in der Gruppe “Alle Benutzer”.
3. Hier geben Sie die Nebenstelle ein, das ist die interne Telefonnummer des Benutzers.
4. Das Passwort können Sie ändern oder das vom System generierte übernehmen.
5. Die PIN können Sie ändern oder auch beibehalten.
6. Füllen Sie diese Felder nach Belieben aus.
7. Bitte speichern Sie Ihre Eingaben ab.

4.3 Die Telefone einrichten

• ein Telefon verwendet werden soll, welches nicht vom Provisioning unterstützt wird
• das Telefon mehr als einen SIP-Account benutzen soll

• Proxy/Server/Registrar: ist immer die IP-Adresse der Anlage
• Benutzername: ist der Benutzername den Sie in “Admin” -> “SIP-Accounts” sehen (normalerweise die Nebenstelle)
• SIP-Passwort: ist das Passwort welches Sie in “Admin” -> “SIP-Accounts” einsehen können

4.3.1 Anmeldung von IP-Telefonen mit unterstütztem Provisioning: Beispiel Snom-Telefon

• Windows/OSX: http://hostip:8080/{mac}.xml
• Linux-Appliance: http://hostip/{mac}.xml

• Hier die IP der Phonalisa-Anlage als DLS Server angeben. Der DLS-Standard-Port (18443) wird auch von Phonalisa verwendet und ist korrekt.

• Windows/OSX: http://hostip:8080/
• Linux-Appliance: http://hostip/

4.3.2 Anmeldung von IP-Telefonen ohne Provisioning: Beispiel Zoiper-Softphone

1. Der “user” entspricht dem SIP-Benutzername.
2. Das Passwort ist das SIP-Passwort des Nutzers.
3. Die Domain entspricht dem Phonalisa-Host.
4. Klicken Sie auf “Next”.

Klicken Sie weiter auf “Next”. Nun ist das Softphone fertig konfiguriert und Sie können damit telefonieren.

Wählen Sie über das Wählfeld eine Rufnummer:	Aktives Gespräch:

* Optional: Lizenz upload: Laden Sie im Menüpunkt „System“-> „Lizenz“ eine gültige Lizenz für Ihr System hoch. Sie können aber auch erst einmal ohne Lizenz fortfahren, die Anlage ist dann auf ein gleichzeitiges externes Telefonat beschränkt (1 External Channel).

4.4 Einen Benutzer am Telefon anmelden

1. Die registrierten Endgeräte haben jeweils eine Dummy-Nummer.
2. Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button.
   
   
   
3. Wählen Sie aus der Dropdown den Benutzer aus, der dem Endgerät zugeordnet werden soll. Optional können Sie noch eine Beschreibung zum Telefon eingeben.
4. Die Änderungen speichern.
   
   
   
   Je nach Endgerät muss dieses manuell neu gestartet bzw. das Provisioning getriggert werden. Das “Antriggern” erfolgt über diesen Button:
   
   

4.5 Das Gateway einrichten

1. Geben Sie einen Namen ein. Dieser dient nur zu Ihrer Orientierung und ist beliebig wählbar.
2. Hier geben Sie den Host des Gateways ein.
3. Setzen Sie den Benutzernamen.
4. Setzen Sie das Passwort.
5. Wenn Sie eine Amtsholung verwenden möchten, aktivieren Sie dieses Feld und setzen danach Ihre gewünschte Amtsholung (Verkehrsausscheidungsziffer) im Feld darunter. Es ist nicht zwingend erforderlich eine Amtsholung zu setzen.
6. Speichern Sie Ihre Eingabe ab. Alle weiteren Einstellungen zu den Gateways können Sie auch noch im Nachhinein anpassen.

4.6 Das eingehende und ausgehende Routing konfigurieren

Um Telefonieren zu können, müssen Sie eine eingehende und eine ausgehende Route für das gerade angelegte Gateway definieren. Gehen Sie in den Menüpunkt “Routing” -> “eingehende Routen”. Zum Testen können Sie als Muster einen Stern * setzen, diese Regel würde auf alle angerufenen Durchwahlen gelten. Alternativ können Sie die Durchwahl direkt angeben, z. B. 760823 oder 969. In der Dropdown “Ziel” können Sie auswählen, wohin der Ruf auf die Durchwahl zugestellt werden soll.

Die Konfiguration der ausgehenden Routen erfolgt analog zu den eingehenden, hierbei entspricht das Muster natürlich der gewählten Rufnummer z. B. * oder 0*.

4.7 Die Telefonie-Tests durchführen

4.8 Die E-Mail Einstellungen

Teil II. So arbeiten Sie mit Ihrem Phonalisa Kommunikationssystem

5 Das Dashboard

1. Das ist die Wählbox. Hier können Sie Rufnummern eingeben oder kopierte Nummern einfügen und direkt wählen.
2. Mit einem Klick auf das Feld “Anrufe” wird die Liste nur nach den Anrufen gefiltert.
3. Einen Überblick über Ihre Sprachnachrichten bekommen Sie, wenn Sie auf dieses Feld klicken.
4. Mit einem Klick auf dieses Feld sehen Sie Ihre Anrufaufnahmen. Diese können auch direkt abgespielt werden.
5. Klicken Sie auf “Fax” um eine Liste über Ihre empfangenen und versendeten Faxe zu bekommen.
6. Ein Fax können Sie direkt hier versenden oder über das Adressbuch.
7. Der Anruflisteneintrag zeigt alle wichtigen Verbindungs- und Kontaktdaten (sofern hinterlegt). Eine Erklärung zu den Symbolen finden Sie unter Punkt 5.1↓.
8. Mit dem Button können Sie eine Notiz eingeben, Notizen löschen oder eine Nachricht herunterladen.
9. Zum Abspielen einer Nachricht klicken Sie auf den Play-Button.
10. Mit einem Klick auf die Tonnen können Sie den Eintrag löschen. Die Sterne dienen zur Bewertung, z. B. wie erfolgreich ein Telefonat war.

5.1 Die Dashboard-Symbole

Erfolgreich eingehender Anruf	Erfolgreich ausgehender Anruf	Nicht erfolgreich eingehender Anruf	Nicht erfolgreich ausgehender Anruf	Umgeleiteter Anruf
Eingehender aktiver Anruf	Ausgehender aktiver Anruf	Erfolgreicher Anruf auf Gruppe / Rufgruppen	Nicht erfolgreicher Anruf auf Gruppe / Rufgruppen	Sprachnachricht
Aufzeichnung eines Anrufes	Erfolgreich eingehendes Fax	Erfolgreich ausgehendes Fax	Nicht erfolgreich eingehendes Fax	Nicht erfolgreich ausgehendes Fax
Erfolgreicher Anruf auf Warteschlange	Nicht erfolgreicher Anruf auf Warteschlange

5.2 Die Anrufliste

Hier sind die eingehenden und ausgehenden Gespräche (erfolgreich und nicht erfolgreich) mit Symbolen gekennzeichnet. Mit einem Klick auf die Rufnummer können Sie diese entweder sofort wählen oder den Kontakt im Adressbuch anlegen. Ist der Kontakt bereits in einem Adressbuch gespeichert, können Sie sich den Eintrag direkt anzeigen lassen.



Möchten Sie den Kontakt in einem Ihrer Adressbücher ablegen - erscheint dieser Dialog:

1. Wählen Sie das Adressbuch aus in dem Sie den neuen Kontakt speichern möchten. Sie brauchen mehr Adressbücher? Im Punkt 10.4.2↓ finden Sie Informationen dazu.
2. Hier wählen Sie die Kategorie der Nummer aus. Zur Auswahl stehen z. B. Mobil, Fax, Mobil (Privat) und weitere.
3. In diesem Feld können Sie die Rufnummer noch einmal bearbeiten.
4. Geben Sie den Vornamen, Nachnamen, Firmennamen ein. Sie müssen nicht alle Felder ausfüllen.
5. Speichern Sie die Eingaben ab. Nun befindet sich der neue Eintrag im Adressbuch.

5.3 Die Sprachnachrichten

Zugriff über Weboberfläche oder per Telefon
Auf dem Dashboard befindet sich der Reiter “Sprachnachrichten”. Mit Klick auf den Download-Button können Sie sich die Datei herunter laden. Die Nachricht können Sie auch jederzeit mit dem Play-Button direkt im Browser abspielen. Zum Löschen der Nachricht einfach auf den Löschen-Button klicken.
Wenn Sie Ihren AB am Telefon abhören möchten, wählen Sie die Rufnummer 80 (die Rufnummer ist veränderbar). Je nachdem wie Ihre Anlage konfiguriert ist, müssen Sie Ihre PIN eingeben, um die Nachrichten anzuhören.



Sie können Ihren AB nicht nur auf Ihrem Endgerät abhören, sondern auch von jedem anderen Telefon im Unternehmen. Um sicher zu gehen bzw. um Missbrauch vorzubeugen, verwenden einige Unternehmen die Funktion, dass der AB nur mit Eingabe der PIN abgehört werden darf. Zum Aktivieren der Funktion gehen Sie in den Menüpunkt “System” -> “Einstellungen” -> “Rufnummernplan”. Hier können Sie die Funktion “Abfragen der PIN beim Abhören der Voicemail-Box” aktivieren.

Benachrichtigung über den Eingang einer Sprachnachrichten per E-Mail
Wenn Sie im Menüpunkt “Einstellungen” -> “Benachrichtigungen” das Häkchen bei “E-Mail Benachrichtigung bei einer empfangenen Sprachnachricht” gesetzt haben, dann bekommen Sie die Informationen einer eingegangenen Sprachnachricht auch direkt per Mail. Das Abhören erfolgt dann über das Dashboard.

Anzeige am Telefon (LED)
Diese Funktion ist vom jeweiligen Endgeräte-Typ abhängig.

5.4 Die Anrufaufzeichnungen

5.5 Die Faxliste

Alle eingehenden und ausgehenden Faxe sind in der Liste aufgeführt. Sie sehen den Status (1), können sich das Fax im Browser anzeigen lassen (2) oder das Fax als PDF-Datei herunterladen (3). Alle relevanten Informationen (Seitenanzahl,...) sehen Sie, wenn Sie auf Button (4) klicken.

5.5.1 Faxe Versenden und Empfangen

1. Geben Sie hier die Ziel-Rufnummer ein.
2. Wählen Sie ein Dokument aus Ihren eigenen Dateien aus.
3. Wählen Sie aus der Dropdown Ihren Fax-Kopf-Text aus. Informationen zum Fax-Kopf-Text finden Sie in den Punkten 10.1.7↓ und 7↓.
4. Klicken Sie auf “Senden”.

5.6 Notizen zu Ereignissen hinzufügen

1. Klicken Sie auf den Stift in der entsprechenden Zeile. Dieser verschwindet dann, wenn sich der Editor öffnet.
2. Im Editor selbst können Sie den Text Fett und Kursiv darstellen, durchstreichen, Anführungspunkte verwenden uvm. Wenn Sie einen Link oder eine E-Mail-Adresse eingeben möchten, öffnet sich ein kleines Fenster in dem Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen können. Der Link und auch die E-Mail-Adresse sind anschließend anklickbar.

5.7 Der Echtzeit-Kollegenmonitor

Im Echtzeit-Kollegenmonitor sehen Sie alle Mitglieder Ihrer Gruppe bzw. auch die Benutzer auf deren Gruppe Sie “Monitor-Rechte” haben. Die Vergabe der “Monitor-Rechte” können Sie in den Gruppen-Einstellungen vornehmen. Sie sehen, welcher Kollege gerade telefoniert bzw. frei ist und Sie sehen auch den Präsenzstatus. Grün bedeutet online, rot bedeutet beschäftigt.

Bitte beachten Sie, dass dieser mit Hilfe der Systemeinstellungen abgeschaltet werden kann, um Ressourcen zu sparen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 13.2↓.

6 Das Adressbuch

1. Zum Anfang haben Sie das interne Adressbuch mit allen Benutzern des Telefonsystems. Wenn Sie sich weitere Adressbücher angelegt haben, können Sie über diese Felder Ihre Adressbücher wechseln.
2. Hier finden Sie die Kontakte im ausgewählten Adressbuch.
3. Wenn Sie einen Kontakt (aus 2) angeklickt haben, öffnen sich die Daten in diesem Bereich.
   - Allgemein: Hier finden Sie die Firmen- und privaten Kontaktdaten und den Kontakttyp.
   - Adressen: Hier finden Sie die Firmen- und privaten Adressdaten.
   - Firma: In diesem Reiter können Sie Informationen zur Firma hinterlegen, z. B. Webseite, Raum-Nr. usw.
   - Synchronisation: Hier können Sie die Links z. B. zu einem Facebook-Profil, zu einem Xing-Profil usw. hinterlegen.
   - Letzter Kontakt: Hier sehen Sie, wann der letzte Kontakt mit dieser Person war (eingehend und ausgehend).
4. Zum Bearbeiten des Kontaktes auf den Stift klicken, zum Löschen auf die Tonne klicken.
5. Klicken Sie auf das “+” um einen neuen Kontakt anzulegen. Der Bereich (3) zeigt dann die Eingabefelder und kann mit neuen Daten gefüllt werden.
6. Mit diesem Button haben Sie Sonderfunktionen, z. B. den CSV-Import.
7. Um alle Adressen des Adressbuches auf einmal auszuwählen, aktivieren Sie das Kästchen.
8. In der Dropdown “Gruppen Aktion” können Sie die ausgewählten Kontakte (alle, einen, eine Auswahl) löschen, in ein anderes Adressbuch kopieren oder verschieben oder einen CSV-Export durchführen.
9. Über diesen Punkt gelangen Sie direkt in den Admin-Bereich, um ein neues Adressbuch anzulegen oder bestehende zu bearbeiten.
   

6.1 Das Adressbuch bearbeiten

1. Um eine neue Adresse hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plus.
2. Nun ist im rechten Bereich das Adressbuch im Editier-Modus und Sie können alle Eintragungen vornehmen. Sie können alle Reiter editieren und müssen nicht zwischendurch speichern.
3. Zum Hochladen eines Fotos einfach auf das Avatar-Bild klicken. Sie können dann aus Ihren eigenen Dateien ein Bild auswählen. Das Foto finden Sie dann in Ihrer Anrufliste, im Kollegenmonitor (nur bei internen Benutzern), im Instant Messenger und je nach Unterstützung auch auf den Endgeräten.
4. Zum Schluss auf Speichern klicken. Zum Löschen einer Adresse können Sie den Löschen-Button verwenden oder Sie Löschen über die Gruppen-Aktion.
5. Als Admin können Sie auf diesen Button klicken, um weitere Adressbücher anzulegen oder um die vorhandenen schnell zu bearbeiten.

Anrufen, Mailen, Faxen aus dem Adressbuch:
Hierzu klicken Sie auf das Icon vor der Rufnummer, der Mail-Adresse oder der Faxnummer.

6.2 Der Kontakttyp

Der Kontakttyp dient dazu, bestimmte Adressen bzw. Personen zu gruppieren. Die Funktion benötigen Sie beim Setzen einer benutzerdefinierten Rufumleitung, wenn Sie beispielsweise nach Geschäftsschluss nur von Kontakten des Typs “VIP” erreicht werden möchten. Sie können adressbuchübergreifend die Kontakttypen setzen und auch selbst welche definieren.
Wählen Sie hierzu die Schaltfläche “neuen Kontakttyp anlegen”. Der von Ihnen selbst angelegte Kontakttyp wird in die Auflistung übernommen.

6.3 Die Gruppen-Aktionen

Mit den Gruppen-Aktionen können Sie mehrere Adressen in ein anderes Adressbuch kopieren oder verschieben. Zur Auswahl stehen nur die Adressbücher, auf die Sie Lese- und Schreibberechtigung haben. In das interne Adressbuch kann nichts hinein kopiert oder verschoben werden. Die Gruppen-Aktionen dienen auch dazu, Aktionen im Stapel durchzuführen, z. B. das Löschen mehrerer Adressen gleichzeitig oder der CSV-Export ausgewählter Adressen. Sie können die Adressen mit einem Klick in die Checkbox vor der Adresse auswählen oder Sie aktivieren das Feld “Alle Adressen auswählen.

6.4 Die Einrichtung von Klingeltöne für bestimmte Adressbucheinträge

In privaten Adressbüchern können Sie für jeden angelegten Kontakt einen Klingelton festlegen. Das ermöglicht Ihnen, zusätzlich zur optischen Darstellung auf dem Telefondisplay, auch akustisch die Anrufer zu unterscheiden. Zum Anpassen des Klingeltones bearbeiten Sie den gewünschten Kontakt. In der “allgemeinen Sektion” können Sie den Klingelton festlegen. Diese Einstellungen sind von Ihrem jeweiligen Endgerät abhängig.

6.5 Der CSV-Export von Adressdaten

6.5.1 Einen CSV-Export durchführen

1. a) Wählen Sie nun die Datensätze aus, die Sie exportieren möchten (nur die aktuellen Einträge auf der aktiven Seite).
   b) Sie können auch den Haken bei “Alle Adressen auswählen” setzen.
2. Wählen Sie über die Gruppen-Aktion “CSV-Export” aus. Die Datei mit den exportierten Daten wird auf Ihrem Rechner gespeichert.

6.6 Der CSV-Import von Adressdaten

1. Das ist die Kopfzeile Ihrer Tabelle. Sie können die Kopfzeile beim Importieren ausblenden, damit diese keinen eigenen Eintrag im Adressbuch darstellt.
2. Hier sehen Sie die Einträge. Die Tabelle ist sehr breit und zeigt nur diesen kleinen Ausschnitt. Weiter rechts befinden sich noch die Informationen zu den Adressen und Telefonnummern.

6.6.1 Einen CSV-Import durchführen

Für den CSV-Import benötigen Sie die Berechtigung für das Adressbuch, in das Sie Daten importieren möchten (siehe Punkt 10.4.3↓). Gehen Sie anschließend in das Adressbuch und klicken Sie auf den Schraubenschlüssel neben dem Plus-Button. Es erscheint die Schaltfläche “CSV-Import”. Klicken Sie darauf.

1. Wählen Sie die zu importierende Datei aus Ihren eigenen Dateien.
2. Klicken Sie auf CSV-Import.

Sie sehen nun eine kleine Vorschau von Daten und können noch Feineinstellungen vornehmen.

1. Die Zuordnung der Daten können Sie über die Dropdown-Boxen noch verändern.
2. Das ist die Kopfzeile der Tabelle, es empfiehlt sich diese beim Importieren auszublenden.
3. Hier haben Sie ein paar Beispiele Ihrer CSV-Datei und wie sie zugeordnet sind.
   

Über die Dropdown können Sie ein anderes Format auswählen (UTF-8 ist aber das gebräuchlichste). Sie können in der Vorschau die einzelnen Seiten durchschauen und Zuordnungen ggf. anpassen. Klicken Sie zum Schluss auf “Importieren”.

7 Der Kalender

1. In der Zeile finden Sie Ihre selbst angelegten Kalender. Diese lassen sich an- und ausschalten. Schalten Sie einen Kalender aus werden nur die Termine der anderen Kalender angezeigt.
2. Über die Schaltfläche können Sie die Ansicht des Kalenders verändern.
3. Je nach Darstellung des Kalenders (2) können Sie über die Pfeile den Monat, die Woche oder den Tag vor und zurück blättern.
   

7.1 Kalendereinträge anlegen

1. Vergeben Sie einen Namen für den Termin.
2. Optional können Sie noch eine Beschreibung eingeben, z. B. Gesprächsinhalte, Ziele des Termins, eine Adresse.
3. Wählen Sie den Kalender aus.
4. Wählen Sie einen Typ aus.
5. Hier finden Sie noch einmal das gewählte Start- und Enddatum und die entsprechenden Uhrzeiten aufgeführt.
   
   
   
   

7.2 Die Kalender-Einträge bearbeiten

Die Schritte gehen ineinander über, sobald Sie jeweils eine Auswahl getroffen haben.



Termin-Typ nachträglich verändern:

Klicken Sie zum Bearbeiten auf den Termin. Sie können einen vom System voreingestellten Typ auswählen oder selbst einen anlegen. Klicken Sie dazu auf die Fläche “Neuen Typ hinzufügen”. Geben Sie einen neuen Typ ein und speichern Sie. Der neu angelegte Typ erscheint nun bei allen Einträgen die Sie neu anlegen oder bearbeiten. Erst wenn Sie einen Termin löschen, bei dem der selbst angelegte Typ verwendet wurde und kein weiterer Termin mit diesem Termintyp besteht, wird er automatisch gelöscht.

8 Die Statistiken

8.1 Die Berechtigung zur Auswertung der Statistik

1. Hier können Sie die Warteschlangen markieren, für die Sie eine Tages- oder Warteschlangen-Auswertung erhalten möchten.
2. Mit Hilfe dieser Checkboxen erhalten Sie Zugriff auf die erweiterte Statistik der jeweiligen Warteschlange.

Im Reiter “Gruppen” können Sie die Gruppen markieren die Sie auswerten möchten.



Die getroffene Auswahl wird Ihnen dann in den Dropdown-Boxen der Statistiken angezeigt.

8.2 Die Tagesauswertung

1. Wähle Sie hier die Gruppe oder die Warteschlange aus, die Sie auswerten möchten. Wichtig: Um die Statistik zu sehen, müssen Sie dafür eine Berechtigung haben (siehe Punkt 8.1↑).
2. Hier können Sie auswählen, ob die Statistik einen Tag, eine Woche, einen Monat oder ein Jahr anzeigen soll.
3. Je nach Auswahl im Punkt 2 ändert sich die Anzeige. Sie können dann zwischen Wochentagen, KW´s, Monaten und Jahren wählen. Danach wird die Statistik angezeigt.
4. Hier können Sie Feinanpassungen zur Anzeige der Daten vornehmen.

8.3 Die Warteschlangen-Auswertung

1. Hier können Sie zwischen der Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresansicht wählen.
2. In Abhängigkeit von Punkt 1 ändert sich die Anzeige. Sie können dann zwischen Wochentagen, KW´s, Monaten und Jahren wählen. Danach wird die Statistik angezeigt.

8.4 Die erweiterte Statistik

In der erweiterten Statistik erhalten Sie eine detaillierte Auswertung einzelner Warteschlangen und deren Agenten. Sie sehen auf einen Blick, wie hoch zum Beispiel die Erfolgsquote einzelner Agenten war oder wie lange ein Anrufer im Durchschnitt in einer Warteschlange verbracht hat.

8.4.1 Die Elemente der erweiterten Statistik

1. Hier können Sie wählen, ob die Statistik eines Tages, eines Monats oder eines kompletten Jahres angezeigt werden soll.
2. Je nach Auswahl im Punkt 1 ändert sich die Anzeige. Sie können dann zwischen Wochentagen, Kalenderwoche, Monaten und Jahren wählen. Danach wird die ausgewählt Statistik gezeigt.

8.4.2 Die erweiterte Statistik einer Warteschlange

1. Mit Hilfe dieses Button können Sie die erweiterte Statistik der Warteschlange anzeigen lassen oder wieder verbergen.
2. Hier finden Sie das Gesamtaufkommen der Warteschlange und alle in ihr angemeldeten Agenten. Bitte beachten Sie, dass externe Agenten nicht angezeigt werden.
3. In dieser Spalte finden Sie die Gesamtzahl der eingegangenen Anrufe. Bitte beachten Sie, dass die Gesamtzahl der Warteschlangenanrufe sich von denen der Agenten unterscheiden kann, da bei den Agenten die Anrufe auf die Nebenstelle zählen. Es kann daher vorkommen, dass ein Agent 38 Anrufe hat obwohl nur 14 in der Warteschlange eingegangen sind.
4. Hier sehen Sie, wie viele Anrufe der Agent entgegengenommen hat.
5. Diese Spalte zeigt Ihnen, wie viele Anrufe nicht angenommen wurden.
6. Hier finden Sie die durchschnittliche Wartezeit eines Anrufers in der Warteschlange.
7. Die durchschnittliche Gesprächsdauer eines Agenten finden Sie in dieser Spalte.
8. Hier sehen Sie, wie lange der Agent in der Warteschlange angemeldet war, ohne sich dabei in einem Gespräch zu befinden. Bei statischen Agenten wird hier n/a angezeigt, da diese permanent in der Warteschlange angemeldet sind und somit keine Bereitzeit besitzen.
9. Die Telefoniezeit zeigt Ihnen an, wie lange sich ein Agent insgesamt im Gespräch befunden hat.
10. Mit Hilfe der Erfolgsquote sehen Sie (anhand der Färbung des Feldes) auf einen Blick, dass Verhältnis zwischen den eingegangenen Anrufen und den Entgegengenommenen.

9 Die Einstellungen

9.1 Meine Übersicht

Hier sehen Sie Ihre Telefone aufgelistet. Sie können diese direkt über die Weboberfläche an- und abmelden. Sie sehen auch, in welchen Warteschlangen Sie Mitglied sind und ob Sie darin angemeldet sind. Falls Sie in einer Warteschlange nicht angemeldet sind, können Sie das hier nachholen.

9.2 Die Tastenbelegung

1. Wählen Sie das Telefon aus, für das Sie die Tastenbelegung vornehmen möchten. Je nach Telefonmodel gibt es verschiedene Tastenfunktionen.
2. Wählen Sie die Funktion aus und geben Sie die Zielnummer ein.
3. Geben Sie hier die Daten/Zielnummer für die Funktion ein.
4. Hier können Sie die Beschriftung eingeben. Bei Endgeräten ohne grafische Darstellung der Tastenbelegung fehlt die Spalte.
5. In der Spalte sehen Sie, ob die Taste gesperrt ist (d.h. Sie haben ein aktives Tastenprofil).
6. Klicken Sie auf den Button “Speichern und Telefon aktualisieren”, um die Änderungen zu übernehmen. Je nach Telefonmodel startet das Telefon einmal komplett neu oder es übernimmt nur die Änderungen (ohne Neustart).
   

9.3 Die Kurzwahltasten

1. Geben Sie in diesem Feld die Kurzwahl ein.
2. Hier geben Sie die komplette Rufnummer ein inkl. Amtsholung (falls vorhanden).
3. Geben Sie die Beschreibung ein.
4. Mit dem Plus-Button können Sie eine weitere Zeile hinzufügen.
5. Zum Schluss alles abspeichern.

9.3.1 Der Import von Kurzwahllisten

1. Wählen Sie in der Schaltfläche “Import”.
2. Hier können Sie das Verhalten bei belegten Nummern festlegen. Diese können Sie überschreiben oder überspringen (damit sie nicht doppelt sind).
3. Wählen Sie aus Ihren Dateien die entsprechende json-Datei aus.
4. Klicken Sie auf “Hochladen” um den Vorgang abzuschließen.

9.3.2 Der Export der Kurzwahlliste

9.3.3 Der Export der Kurzwahlliste als PDF

Um ein PDF-Dokument mit den Kurzwahlen zu erstellen klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen “PDF-Export”. In einem extra Browserfenster öffnet sich das Dokument und kann entsprechend ausgedruckt werden.

9.4 Die Audio-Dateien

In Phonalisa gibt es Audio-Dateien und System Audio-Dateien. Hier sehen Sie eine Übersicht der Audio-Dateien welche Sie bearbeiten oder auch löschen können. Zu den System-Audio-Dateien erfahren Sie mehr im Punkt 13.4↓.

Um eine neue Audiodatei hinzuzufügen klicken Sie auf “Neue Audio-Datei hinzufügen”.

1. Geben Sie einen Namen für die Ansage ein.
2. Zur besseren Unterscheidung der verschiedenen Ansagen empfiehlt es sich noch eine Beschreibung einzugeben.
3. Wählen Sie eine Ansage-Datei (.wav Format) aus Ihren eigenen Dateien aus oder
4. klicken Sie den Button “Aufnahme starten”. Wenn Sie “Aufnahme starten” geklickt haben klingelt Ihr Telefon und Sie können Ihre persönliche Ansage aufsprechen.
5. Speichern Sie Ihre Ansage ab.
   

9.5 Die Dienstmerkmale

• CLIR für externe Anrufe: Ist diese Funktion aktiviert, wird Ihre Rufnummer für externe Anrufe unterdrückt.
• CLIP für interne Anrufe: Hier können Sie eine Nummer setzen, die anstelle Ihrer normalen Nebenstelle für interne Gespräche übermittelt wird.
• CLIP für externe Anrufe: Hier können Sie eine Nummer setzen, die anstelle Ihrer normalen Nebenstelle für externe Gespräche übermittelt wird.
• Anklopfen: Ist diese Funktion aktiviert, bekommen Sie im Besetzt-Fall einen Ton im Hörer. Der Anrufer bekommt ein Freizeichen signalisiert. Ist diese Funktion deaktiviert, bekommt der zweite Anrufer ein Besetzt-Zeichen signalisiert.
  Achtung: Der zweite Anrufer bekommt nur ein Besetzt-Zeichen signalisiert - sofern Sie keine Rufumleitung im Besetzt-Fall aktiviert haben.
• DND: Die Funktion bedeutet “Bitte nicht stören” (Do not disturb). Ist sie aktiviert, ist Ihr Telefon dauerbesetzt. Anrufe erreichen Sie solange nicht - bis Sie die Funktion wieder deaktivieren.

9.6 Die Töne

In diesem Menüpunkt finden Sie die Klingeltoneinstellungen Ihres Telefons. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion vom Endgerät abhängig ist.
Hier können Sie die Tastentöne nach Belieben aktiviert oder deaktiviert und Klingeltöne für interne sowie externen Anrufe wählen. Dazu können Sie aus der Dropdown einen Klingelton auswählen oder einen bereits hochgeladenen verwenden. Die Funktion zum Hochladen von Klingeltönen finden Sie, sofern sie vom Administrator aktiviert wurde, unteren Bereich der Seite. Dort können Sie aus Ihren eigenen Dateien eine MP3-Datei hochladen.
Bei Telefonen der Firmen snom und Tiptel können zudem noch die Töne des Mikros und Lautsprechers angepasst werden. Diese ist dann auch in den Dropdown-Boxen aufgeführt.

Einen Klingelton für Ihre Warteschlangen-Anrufe können Sie hier ebenfalls konfigurieren.

9.7 Die Benachrichtigungen

Wenn Sie möchten, schickt Ihnen Ihre Phonalisa Telefonanlage eine E-Mail, wenn Sie ein Fax erhalten, eine Sprachmitteilung empfangen oder einen externen Anruf verpasst haben. Die einzelnen Benachrichtigungen können aktiviert oder deaktiviert werden. Sie können ebenfalls einstellen, ob die originale Sprachnachricht nach dem Versand gelöscht werden soll.



Hinweis: Die E-Mails enthalten das Fax als PDF-Datei bzw. eine Wav-Datei bei Sprachnachrichten.

9.8 Die Zugangsdaten

Hier können Sie Ihr Passwort und Ihre PIN ändern. Das Passwort dient u.a. zum Einloggen auf der Phonalisa Weboberfläche, die PIN dient z. B. zum Abhören der Voice Mailbox oder zum Einloggen am Telefon.

9.9 Die Synchronisation

9.9.1 Der XING-Import

1. Wählen Sie Xing aus.
2. Geben Sie eine Beschreibung ein.
3. Wählen Sie das Adressbuch für den Import aus.
4. Klicken Sie auf “Speichern”.

9.9.2 Die iCloud-Synchronisation

1. Wählen Sie iCloud aus.
2. Geben Sie eine Beschreibung ein.
3. Wählen Sie das Adressbuch für die Synchronisation aus.
4. Geben Sie hier bitte die Apple-ID des Accounts an, mit dem die Synchronisation erfolgen soll.
5. Tragen Sie in dieses Feld bitte das zur Apple-ID gehörende Passwort ein. Sollten Sie die "Zwei-Faktor Authentifizierung" aktiviert haben so tragen Sie bitte hier Ihr "Anwendungsspezifisches Passwort" ein. Weitere Informationen zum Anwendungsspezifischen Passwort erhalten Sie im Punkt "Die Zwei-Faktor Authentifizierung↓".
6. Klicken Sie auf “Speichern”.

Anschließend werden Sie wieder zurück auf die Phonalisa geleitet, wo Sie in der Tabelle eine Übersicht Ihrer Accounts erhalten. Klicken Sie auf den Button “Adressen importieren” und warten Sie einen kleinen Moment, da dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen kann (je nach Anzahl Ihrer Kontakte). Danach finden Sie die synchronisierten Kontakte in Ihrem Phonalisa-Adressbuch sowie Ihrem iCloud-Adressbuch.

Die Zwei-Faktor Authentifizierung

Das Generieren eines anwendungsspezifischen Passwortes

1. Melden Sie sich bitte mit Ihrer Apple-ID und Ihrem Passwort bei apple.com an.
   
   
   
2. Klicken Sie im unteren Teil der Seite auf "Deine Apple ID verwalten".
   
   
   
3. Auf der folgenden Seite klicken Sie in der Sektion “Sicherheit” auf Bearbeiten.
   
   
   

   
   

4. Sollten Sie nun im unteren Teil des Bereiches “Sicherheit” sehen, dass die Funktion "Zwei-Faktor Authentifizierung"(1) aktiviert ist, dann klicken Sie bitte auf "Passwort erstellen..." (2) im Bereich "Anwendungsspezifisches Passwort".
   
   
   
5. Geben Sie im sich nun öffnenden Feld den Namen der Anwendung (1) ein und klicken Sie auf "Erstellen" (2).
   
   
   
6. Nach einem Klick auf "Erstellen" erhalten Sie ein, von Apple generiertes, Passwort. Notieren Sie sich dieses bitte und bewahren Sie es gut auf, da dieses, nach der ersten Verwendung, nur für die Phonalisa gültig ist.
   
   
   

   
   

7. Setzen Sie das oben generierte Passwort nun anstelle Ihres normalen Apple-Passwortes bei der Erstellung von neuen Accounts ein.
   
   

9.10 Das Rufumleitungssystem

9.10.1 Die Rufumleitungsfilter

1. Telefonstatus: Das Telefon ist abgemeldet, besetzt oder gibt keine Antwort nach x Sekunden
2. Präsenzstatus im Instant Messenger: Dieser kann online, beschäftigt oder abgemeldet/offline sein
3. Zeitprofile: Hinterlegen Sie Zeitprofile mit Datum- und Zeitwerten, z. B. Umleitung außerhalb der Geschäftszeiten, innerhalb der Feiertage,...
4. Kontakttypen: Zu jedem Kontakt in Ihren Adressbüchern können Sie einen Kontakttypen hinterlegen. Dieser ist dann als Filter im Rufumleitungssystem auswählbar.
5. Anrufquelle: Anrufe von intern und extern können getrennt voneinander umgeleitet werden.
6. Nachtschaltung: Mit diesem Filter können Sie abhängig von der Nachtschaltung Anrufe umleiten. Die Nachtschaltung lässt sich pro Gruppe aktivieren und deaktivieren.

9.10.2 Keine Rufumleitung

9.10.3 Sofort auf einen AB weiterleiten

Klicken Sie auf “Neues Szenario hinzufügen” (1).

1. Geben Sie einen Namen ein und ggf. eine Beschreibung.
2. Wählen Sie als Rufumleitungstyp "Sofort Weiterleiten" aus.
3. Klicken Sie auf “Anlegen”.

1. Wählen Sie in der Auswahlbox den Anrufbeantworter aus.
2. Bestimmen Sie die passende Ansage und
3. speichern Sie Ihre Eingabe ab.

9.10.4 Sofort auf eine Rufnummer weiterleiten

9.10.5 Sofort auf eine Ansage weiterleiten

9.10.6 Die Benutzerdefinierte Rufweiterleitung

9.10.7 Die Weiterleitung anhand des Telefonstatus

Legen Sie ein neues Szenario an und wählen Sie die benutzerdefinierte Rufweiterleitung aus. Wählen Sie aus der Dropdown den Telefonstatus "Besetzt", “keine Antwort nach x Sekunden” oder/und “abgemeldet” aus und setzen Sie als Ziel Rufnummer, AB oder Ansage.

9.10.8 Die Weiterleitung anhand des Präsenzstatus

Das Rufumleitungssystem wurde mit einer intelligenten Präsenzfunktion ausgestattet. Der Instant Messenger hilft die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern, da man sich interne Telefonate oder gar E-Mails spart und stattdessen ein kurze Nachricht schreibt. Durch diese Präsenzfunktion weiß man immer genau, ob der Kollege gerade an seinem Platz ist und am PC arbeitet und dabei nicht gestört werden möchte (Status beschäftigt) oder ob der Kollege anwesend und bereit für eingehende Gespräche oder Telefonate ist (Status online). Durch die Instant Messenger-Funktion wurde das Rufumleitungssystem enorm erweitert und bekam noch mehr Flexibilität.

Fügen Sie ein neues Szenario mit einer benutzerdefinierten Rufumleitung hinzu und bearbeiten Sie die Regel. Wählen Sie den Filter “Jabber-Status” und aktivieren Sie einen oder mehrere Fälle (online, offline, beschäftigt,..). Definieren Sie ein Rufumleitungsziel und speichern Sie die Regel ab.

9.10.9 Die Weiterleitung mit dem Zeitprofil

Das Zeitprofil ist vielseitig einsetzbar (Informationen finden Sie auch im Punkt 13.3↓). Im Beispiel wird die Rufumleitung mit dem Filter Zeitprofil "Anruf außerhalb der Geschäftszeiten" erläutert.
Legen Sie ein neues Szenario mit einer benutzerdefinierten Rufumleitung an. Aktivieren Sie den Filter Zeitprofil und bestimmen Sie ein Profil aus der Dropdown. Definieren Sie ein Ziel und speichern Sie die Regel ab.

9.10.10 Die Weiterleitung anhand des Kontakttyps

Die Anwendung des Filters "Kontakttyp" gibt dem Anwender ganz neue Möglichkeiten. Dabei können Sie auswählen ob der Anrufer dieser Kontakttyp ist oder nicht ist. Da ein Kontakt auch in mehreren Adressbüchern gespeichert sein kann, können Sie zusätzlich noch das Adressbuch auswählen.

Legen Sie ein neues Szenario mit einer benutzerdefinierten Rufumleitung an. Aktivieren Sie den Filter “Anrufer hat den Kontakt-Typ”. Nun können Sie zuerst zwischen “ist” und “ist nicht” wählen, danach wählen Sie aus der Dropdown den Kontakttyp und bestimmen noch das Adressbuch aus dem der Kontakt stammt. Definieren Sie ein Ziel und speichern Sie die Regel ab.

9.10.11 Die Weiterleitung anhand der Anrufquelle

Sie möchten nur externe Anrufe umleiten? Dies können Sie mit dem Filter “Anrufquelle” realisieren. So können Sie z. B. externe Anrufe auf ein Sprachmenü umleiten, die internen Anrufe erreichen Sie weiterhin auf Ihrer Nebenstelle.

Legen Sie ein neues Szenario mit einer benutzerdefinierten Rufumleitung an. Aktivieren Sie den Filter “Anrufquelle” und wählen Sie intern oder extern. Bestimmen Sie ein Ziel und speichern Sie die Regel ab.

9.10.12 Die Kombination der Filter miteinander

Kombination Jabber und Kontakttyp:
In diesem Beispiel sehen Sie, dass der Benutzer umleitet, sobald sein Jabber-Status abwesend, beschäftigt oder abgemeldet ist. Zusätzlich wird noch der Kontakttyp mit berücksichtigt. Ist der Anrufer ein Kontakt vom Typ “VIP”, so werden die Gespräche auf das Handy des Benutzers umgeleitet. Da diese Regel durch die Hinzunahme des Kontakttyps die höhere Priorität hat als die darüber stehende einfache Jabber-Regel, so sollte man die zweite Regel per Drag-and-Drop über die erste Regel ziehen.



Kombination Kontakttyp und Zeitprofile:
Beispiel: Sie haben ein Zeitprofil in Ihrer Rufumleitung aktiviert. Nun haben Sie Kunden/Partner, die Sie auch außerhalb der Geschäftszeiten auf der Hauptgeschäftsnummer erreichen dürfen. Diese "VIP-Kunden" können Sie als VIP Kontakttyp anlegen, die Sie auch am Wochenende, nachts oder auf Ihrem Handy erreichen dürfen.

Legen Sie ein neues Szenario mit einer benutzerdefinierten Rufumleitung an und bearbeiten Sie die Regel. Fügen Sie den Filter “Kontakttyp” hinzu und wählen Sie “ist”. Dann wählen Sie aus der Dropdown “VIP” aus und das entsprechende Adressbuch. Fügen Sie nun den Filter Zeitprofile hinzu und wählen Sie das Profil “außerhalb Geschäftszeiten”. Nun können Sie als Ziel zum Beispiel Ihre Handynummer hinterlegen. Speichern Sie. Wenn nun ein Anrufer vom Typ “VIP” anruft, klingelt Ihr Handy. Für alle anderen (nicht VIP-Kontakte) können Sie eine weitere Regel anlegen mit dem gleichen Zeitprofil und als Ziel den AB mit Abwesenheitsansage hinterlegen.

9.10.13 Die Zusatzfunktion: per Tastenkombination umleiten

Sie möchten Ihre Rufumleitungsregeln schnell per Kurzwahl am Telefon anschalten? Das funktioniert. Hierzu brauchen Sie nur zu den Rufumleitungsszenarios eine Kurzwahl hinzufügen. In der Tabelle finden Sie die im “System” -> “Rufnummernplan” definierbare Funktionstaste, in dem Fall *2. Nun können Sie zu jeder Regel eine weitere Taste hinzufügen. Wenn Sie z. B. Ihre “Nicht im Büro” Rufumleitung schnell aktivieren möchten, brauchen Sie nur *22 an Ihrem Telefon zu wählen.

9.10.14 Die Zusatzfunktion: Rufumleitung auf aktiv und Standard setzen

Sie können in Ihren Rufumleitungsszenarios jeweils eine Regel auf “Aktiv” setzen und eine auf “Standard”. “Aktiv” bedeutet, das die ausgewählte Rufumleitung an ist. Der Zustand “Standard” tritt ein, wenn die aktive Regel deaktiviert wurde.

Ein Beispiel dazu:
Hier sehen Sie das die Regel “Anrufe gehen auf Gruppe” aktiv ist. “Keine Weiterleitung” ist dem Fall auf Standard eingestellt. Wählen Sie nun *21 an Ihrem Telefon oder klicken Sie in der Weboberfläche in der Zeile bei “keine Weiterleitung” auf aktiv, dann rutscht der Aktiv-Status nach oben zu “Keine Weiterleitung”. So sehen Sie schnell auf einen Blick, welche Regel gerade aktiv ist.

10 Der Administrator Bereich

10.1 Die Benutzerverwaltung

• Gruppen anlegen und bearbeiten, Punkt 10.2.2↓
• Warteschlangen anlegen und bearbeiten, Punkt 12.7.1↓

10.1.1 Einen Benutzer anlegen, bearbeiten, löschen

1. Um einen neuen Benutzer anzulegen klicken Sie auf die Schaltfläche “Neuen Benutzer hinzufügen”.
2. Mit Hilfe des Stiftes können Sie bereits vorhandene Benutzerdaten bearbeiten.
3. Über die Mülltonne können Sie einen Benutzer löschen.
4. Sie können Benutzerkonten aber auch mittels CSV importieren oder exportieren. Mehr dazu erfahren Sie im folgenden .

In dem Dialog-Fenster können Sie nun alle Werte eingeben und speichern, Informationen finden Sie auch im Punkt 4.2↑. Die Buttons zum Bearbeiten und Löschen eines Benutzers finden Sie am Ende der Zeile in der Benutzerübersicht. Sobald ein neuer Benutzer angelegt ist, wird dieser auch automatisch in das interne Adressbuch und den Präsenz-Monitor aufgenommen. Das Passwort dient zur Anmeldung an der Weboberfläche, die PIN dient zur Anmeldung am Telefon oder zum Abhören der Voice-Mailbox. Wenn Sie die E-Mail-Adresse eingeben, können Sie auch die Benachrichtigung zum Empfang von Sprachnachrichten oder Faxen aktivieren. Informationen zur Einrichtung der Benachrichtigungen erhalten Sie im Punkt 9.7↑.

10.1.2 Der CSV-Import und -Export von Benutzerdaten

1. Klicken Sie auf den "Import/Export"-Button.
2. Nachdem Sie “CSV-Export” gewählt haben wird die Datei mit den exportierten Benutzerdaten auf Ihrem Rechner gespeichert.

1. Klicken Sie auf den "Import/Export"-Button.
2. Es erscheint die Schaltfläche “CSV-Import”. Klicken Sie darauf.

1. Wählen Sie die zu importierende Datei aus Ihren Dateien.
2. Klicken Sie auf CSV-Import.

Sie sehen nun eine kleine Vorschau von Daten und können noch Feineinstellungen vornehmen.

1. Die Zuordnung der Daten können Sie über die Dropdown-Boxen noch verändern.
2. Das ist die Kopfzeile der Tabelle, es empfiehlt sich diese beim Importieren auszublenden.
3. Hier haben Sie ein paar Beispiele Ihrer CSV-Datei und wie sie zugeordnet sind.
4. Über die Dropdown können Sie ein anderes Format auswählen (UTF-8 ist aber das gebräuchlichste).
5. Sie können in der Vorschau die einzelnen Seiten durchschauen und Zuordnungen ggf. anpassen. Klicken Sie zum Schluss auf “Importieren”.

10.1.3 Einen Benutzer einer Gruppe zuordnen

Über die Benutzerverwaltung (“Admin” -> “Benutzer” -> Benutzer bearbeiten) können Sie aus der Dropdown die Gruppe auswählen.



Sie können auch über die Gruppenverwaltung gehen und die entsprechende Gruppe bearbeiten. Aus der Dropdown können Sie dann den entsprechenden Benutzer auswählen und hinzufügen. Siehe Punkt 10.2.5↓

10.1.4 Einen Benutzer den Warteschlangen zuordnen

1. Wählen Sie aus der Dropdown die entsprechende Warteschlange aus.
2. Wenn Sie den Haken bei “Fest eingeloggt” setzen, ist der Benutzer sofort ein angemeldeter Agent und kann Anrufe aus der Warteschlange entgegennehmen. Setzen Sie diesen Haken nicht, klingelt das Telefon des Benutzers bei Warteschlangen-Anrufen nicht mit, sondern ist nur für die Warteschlange vorgemerkt.
3. In dieser Box können Sie ein Level zwischen 1 und 10 auswählen. Das Level und
4. die Position bestimmen die Reihenfolge der eingehenden Anrufe auf diesen Agenten. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Punkt 12.7.5↓.
5. Hier können Sie die Klingeldauer des Benutzers einstellen.
6. Klicken Sie auf das “+” um den Benutzer der Warteschlange zuzuordnen.

Ein Benutzer kann Agent in mehreren Warteschlangen sein.

10.1.5 Die Chef-Sekretärin-Schaltung

1. Wählen Sie aus der Box die Sekretärin aus.
2. Klicken Sie auf das + um diesen Benutzer als Sekretärin zu aktivieren.
   
   
   
   
3. So können Sie auch mehrere Sekretärinnen einem Chef zuordnen. Eine Sekretärin kann auch mehreren Chefs als Sekretärin zugeordnet werden.
   
   
   
   

   
   

10.1.6 Die Konfiguration externer Rufnummern für Call-Through

1. Geben Sie hier die Rufnummer ein mit der Sie sich am System authentifizieren möchten.
2. Setzen Sie das Häkchen in der Box um die Call-Through-Funktion zu aktivieren.
3. Ist dieses Feld aktiviert, so wird die hier gesetzte Rufnummer bei eingehenden Anrufen parallel zu Ihrer Nebenstelle mit angewählt.
4. Mit einem Klick auf das "+" können Sie eine weitere Rufnummer hinzufügen.

1. Setzen Sie eine Rufnummer oder ein Muster mit dem Sie von extern die Nummer anrufen können.
2. Wählen Sie als Ziel “Call-Through” aus und speichern Sie die Routing-Regel ab.

1. Benutzer hat sich mit seiner Handynummer 0171-111222 im System autorisiert.
2. Er ruft nun mit seinem Handy von extern die 760825 an und bekommt ein Freizeichen.
3. Nun kann er eine beliebige interne oder externe Rufnummer wählen und sendet seine Durchwahl vom Büro mit.
   

   
   

10.1.7 Die erweiterte Benutzer-Einstellung

Zusammenfassung der erweiterten Einstellungsmöglichkeiten (Teil 1):



Sprache, Zeitzone, Zeitformat, Datumsformat
Für jeden Benutzer lassen sich die Sprach- und Zeitanpassungen gesondert vornehmen. Möchte ein Benutzer die Zeit im am/pm Zeitformat (12 Stunden) angezeigt bekommen, so können Sie dies in der Dropdown auswählen. Ansonsten gilt standardmäßig das 24 Stunden Zeitformat. Die vorgenommenen Änderungen werden unter anderem im Kalender, den Zeitprofilen und auf dem Dashboard sichtbar. Für das Datumsformat gibt es drei Einstellungsmöglichkeiten: Jahr-Monat-Tag, Tag.Monat.Jahr, Monat/Tag/Jahr

Parameter-Profile und Tasten-Profil
Für jeden Benutzer lassen sich eigene Parameter- und Tasten-Profile zuordnen. Diese Profile verhalten sich entsprechend der in der Phonalisa herrschenden Hierarchie. Dies bedeutet, dass Gruppenprofile von Benutzerprofilen und diese wiederum von eigens erstellten Profilen überschrieben werden können, sofern sie nicht gesperrt wurden.

Ansage vor Melden intern/extern
Sie möchten eine individuelle Ansage vor internen bzw. externen Anrufen einstellen? Wählen Sie hierzu aus der Dropdown Ihre entsprechende Ansage aus (nur System-Ansagen).

• Anwendungsbeispiel für eine “Ansage vor Melden”:
  Sie arbeiten in einem Autohaus und können Ihren externen Anrufer z. B. mit folgenden Worten begrüßen: “Willkommen bei Auto xy, ich bin gleich persönlich für Sie da.” So können Sie eine persönliche Note für die eingehenden Anrufe setzen und der Anrufer weiß, dass er die richtige Rufnummer gewählt hat.
  

  
  

Zusammenfassung der erweiterten Einstellungsmöglichkeiten (Teil 2):



Script-Erweiterung
Hier können Sie eine Script-Erweiterung wählen.Diese kann zum Anpassen des Systems an eigene Wünsche verwendet werden. Sie sind kleine Stückchen Rufnummernplan, die an bestimmten Stellen ausgeführt werden können. Sie finden dieses Modul im Bereich "Routing".

ZRTP-Verschlüsselung erlauben
Sie dient zur Verschlüsselung von Telefonaten innerhalb des Telefonsystems.
ZRTP (zusammengesetzt aus „Z“ (Phil Zimmermann) und „Real-Time Transport Protocol“) ist ein kryptographisches Schlüsselaustauschprotokoll zur Aushandlung der Schlüssel zur Verschlüsselung zwischen zwei Endpunkten eines IP-Telefonanrufes (VoIP) basierend auf dem Real-time Transport Protocol. Es nutzt Diffie-Hellman-Schlüsselaustausch und das Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP) zur Verschlüsselung.

Fax-Kopf-Text und Fax-Kopf-Rufnummer
Für jeden Benutzer lässt sich ein individueller Fax-Kopf-Text und eine eigene Fax-Kopf-Rufnummer setzen. Sobald Sie die Eingaben vorgenommen haben, können Sie auf dem Dashboard ein Fax versenden und im Dialog-Fenster Ihren Faxtext inkl. Rufnummer auswählen.

Zentraler Abwurfplatz
Verpasst der Benutzer einen Anruf und hat keine entsprechende Rufumleitung definiert, greift der Abwurfplatz des Benutzers. Hier können Sie eine Rufnummer hinterlegen (z. B. Gruppe, Nebenstelle eines anderen Benutzers, Warteschlange,...) die dann den Anruf noch übernehmen kann.

Benutzer ist System-Admin
Diesen Haken können Sie aktivieren, wenn Sie dem Benutzer alle Adminrechte zuweisen möchten. Der Benutzer kann sich selbst die Adminrechte nicht wegnehmen. Nur ein anderer System-Admin kann den Haken wieder entfernen. Es ist nicht möglich, dass das System keinen System-Admin mehr hat.

10.1.8 Einen Benutzer am Endgerät anmelden (Hot Desking)

10.2 Die Gruppenverwaltung

1. Hier können Sie eine neue Gruppe anlegen.
2. In diesem Bereich sehen Sie Ihre Gruppen mit der dazugehörigen Hierarchie. Der Pfeil vor einer Gruppe zeigt an , dass es sich um eine Elterngruppe handelt.
3. Wenn die Gruppe eine eigene Rufnummer hat, wird sie hier angezeigt.
4. Der Mond signalisiert eine aktive Nachtschaltung in der Gruppe.
5. In dieser Spalte sehen Sie, wie viele Benutzer der Gruppen zugeordnet sind.
6. Wenn Sie auf diesen Button klicken, öffnet sich die Klingelverzögerung.
7. Dieser Button öffnet eine Übersicht über die Benutzer der Gruppe.
8. Dieser Button öffnet das Dialogfenster zum Editieren der Gruppe.
9. Die Mülltonne löscht eine Gruppe. Die Benutzer aus dieser Gruppe werden dann automatisch in die Elterngruppe verschoben. Die Gruppe “Alle Benutzer” ist die einzige Gruppe die nicht gelöscht werden kann.

10.2.1 Die Eltern- und Kindgruppen

Jede angelegte Gruppe darf Elterngruppe sein. Die Berechtigungen, die eine Elterngruppe hat, werden an die Kindgruppe vererbt. Dazu zählt z. B. die Lese- und Schreibberechtigung für die Kalender und Adressbücher.

Hier sehen Sie Ihre Gruppen aufgeführt. Welche Gruppe eine Elterngruppe ist zeigt der Pfeil vor dem Gruppennamen. Sie können die Gruppenhierarchie per “Drag an Drop” verschieben. Dazu einfach die Gruppe anklicken und die Maustaste gedrückt halten. Nun die Gruppe unter oder über eine andere Gruppe schieben.



Alternativ können Sie auch die Gruppe bearbeiten und dort über die Dropdown die Elterngruppe auswählen.

10.2.2 Eine Gruppe hinzufügen - Allgemeine Einstellungen

Gehen Sie in den Menüpunkt “Admin” -> “Gruppen”. Die Gruppe “Alle Benutzer” besteht bereits. Klicken Sie auf “Neue Gruppe hinzufügen” (1) und nehmen Sie die Einstellungen vor. Wenn Sie eine Gruppe löschen, werden die darin befindlichen Benutzer automatisch in die “Alle Benutzer”- Gruppe integriert.

1. Geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen.
2. Setzen Sie eine Rufnummer für die Gruppe. Eine Gruppen-Nebenstelle kann auch als Umleitungsziel, eingehendes Routing-Ziel oder als Ziel im Sprachmenü dienen.
3. Legen Sie die Elterngruppe fest.
4. Wählen Sie “klingeln statt Musik” (---) oder eine Haltemusik-Wiedergabeliste. Jede Gruppe kann sich eine eigene Haltemusik-Wiedergabeliste setzen. Die Haltemusik bitte nicht mit der Wartemusik verwechseln. Die Haltemusik hört der Gesprächsteilnehmer, wenn er gehalten wird. Die Wartemusik hört er, bevor das Gruppenmitglied den Anruf entgegennimmt.
5. Hier können Sie das Umleitungsziel für den Fall “Timeout” festlegen. Mehr Information finden Sie im Punkt 10.2.3↓.
6. Sind alle Mitglieder der Gruppe besetzt können Sie hier das Ziel festlegen.
7. Benutzt die Gruppe die Nachtschaltungs-Funktion können Sie hier das entsprechende Ziel für die Umleitung festlegen.
8. Hier können Sie die Nachtschaltung aktivieren.

10.2.3 Umleiten der Anrufe

Sie können das Timeout für Anrufe (Klingel-Timeout) über die Klingelverzögerung oder in Ihren System-Einstellungen festlegen. Gehen Sie dazu in den Menüpunkt “System” --> “Einstellungen” --> “Rufnummernplan”. Hier können Sie einen Wert in Sekunden eingeben (1). Im übernächsten Feld darunter können Sie den zentralen Abwurfplatz festlegen (2), dorthin werden die Anrufe geleitet, wenn kein Ziel für die Timeout-Rufumleitung bei den Gruppen hinterlegt ist.

10.2.4 Die Nachtschaltung

10.2.5 Die Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen/entfernen

1. Wählen Sie aus der Dropdown den Benutzer aus.
2. Klicken Sie auf das "+" um den Benutzer hinzuzufügen. Wenn Sie einen Benutzer aus einer Gruppe entfernen (Klick auf Mülltonne), wird dieser automatisch zur Gruppe “Alle Benutzer” hinzugefügt.

10.2.6 Die Berechtigungsverteilung

Auf folgende Funktionen können Berechtigungen verteilt werden:

Sudo-Berechtigung:
Hat eine Gruppe auf eine andere Gruppe Sudo-Berechtigung (Sudo ist eine englische Abkürzung und steht für “substitute user do”), dadurch können sich Benutzer dieser Gruppe als anderer Benutzer anmelden, um dort z. B. Einstellungen zu verändern. Dazu wählen Sie einfach oben aus der Dropdown einen anderen Benutzer aus. Als Sudo-Benutzer können Sie auf sämtliche Daten, Adressbücher, Kalendereinträge und Sprachnachrichten des anderen Benutzers zugreifen. Gehen Sie deshalb vorsichtig mit dieser Funktion um und beachten Sie den Datenschutz wenn Sie diese Funktion einsetzen wollen.

Monitor-Berechtigung:
Diese Berechtigung steuert die Sichtbarkeit von Kollegen im Kollegenmonitor. Hat eine Gruppe nur auf sich selbst Monitor-Berechtigung, sehen Sie nur die eigenen Gruppenmitglieder im Kollegenmonitor. Je nachdem auf welche Gruppen Sie noch Monitor-Berechtigung verteilen, werden die Nebenstellen im Kollegenmonitor ergänzt.

Pickup Berechtigung:
Diese Funktion benötigen Sie, um Gespräche von anderen Benutzern bzw. von Mitgliedern einer ganzen Gruppe abzugreifen. Haben Sie die Berechtigung, brauchen Sie nur *81*Nebenstelle des Kollegen an Ihrem Telefon zu wählen und bekommen das eingehende Gespräch zugestellt.

Statistik-Berechtigung:
Mit dieser Funktion können Sie auf die Statistiken der eigenen Gruppe oder einer anderen Gruppe zugreifen.

Intercom-Berechtigung:
Mit der Intercom-Funktion lassen sich Direkt-Durchsagen auf ein Endgerät eines Benutzers oder eine ganze Gruppe durchführen. Wählen Sie dazu *85*Nebenstelle um eine Durchsage bei einem Benutzer zu machen oder *85*Gruppen-Nebenstelle um die Ansage bei allen Mitgliedern einer Gruppe zu machen.

Mithör-Berechtigung:
Diese Funktion ist bei Mitarbeiterschulungen (z. B. in Call-Centern) sehr beliebt. Schulungsleiter können sich so in Gespräche eines Benutzers/Agenten hinzuschalten (mithören) und auch mit dem Agenten sprechen - ohne das der externe Gesprächsteilnehmer etwas davon mitbekommt. Wählen Sie zum Mithören *86*Nebenstelle des Agenten, um sich zum Gespräch hinzuzuschalten. Sie können dann die Taste 1 an Ihrem Telefon wählen, um mit dem Agenten zu sprechen. Die Taste 2 ermöglicht das Sie mit dem externen Teilnehmer sprechen können, Taste 3 ermöglicht eine Konferenz zwischen allen 3 und die Taste 0 schaltet Sie wieder stumm.

10.2.7 Die Warteschlangen-Berechtigungen

In diesem Bereich können Sie festlegen, welche Warteschlangen die Mitglieder einer Gruppe in den Statistiken sehen dürfen und welche für sie im Agenten-Monitor sichtbar sind. Aktivieren Sie die Box im Bereich "Statistik" einer Warteschlange, so erhalten Sie im Menüpunkt "Statistik” eine grafische Auswertung aller eingegangenen Telefonate. Aktivieren Sie die Box im Bereich "Monitor", so werden den Gruppenmitgliedern nun alle Agenten, mit ihrem aktuellen Status, im Menüpunkt “Admin” -> “Agenten-Monitor” angezeigt. Eine detaillierte Beschreibung des "Statistik"-Moduls erhalten Sie im Punkt 8.2↑, der "Erweiterten Statistik" in Kapitel 8.4↑ und im Punkt 10.3↓ für den “Agenten-Monitor”.

10.2.8 Das Adressbuch und der Kalender

Hier finden Sie alle verfügbaren Adressbücher aufgeführt. Sie können die Lese- (1) und Schreibberechtigungen (2) auf die Adressbücher verteilen und zusätzlich noch den CSV-Import (3) in dem Adressbuch aktivieren. Bei dem Kalender verhält es sich genauso. Sie finden alle verfügbaren Kalender aufgeführt und können die Lese- und Schreibberechtigungen verteilen.

10.2.9 Die System-Rufumleitungen benutzen

Im Menüpunkt “Admin” --> “Rufumleitungen” können Sie Rufumleitungen für das gesamte System hinterlegen (Punkt 10.8↓). Die dort angelegten Rufumleitungen finden Sie dann in den Gruppen-Einstellungen im Reiter “Rufumleitung” aufgeführt. Wenn Sie dort die entsprechenden Regeln aktivieren (1), können die Mitglieder der Gruppe dieses Rufumleitungsszenario in ihren eigenen Rufumleitungen verwenden.

10.2.10 Die erweiterten Gruppen-Einstellungen

1. Wählen Sie im Reiter “Erweitert” aus den Dropdown-Boxen das Profil aus.

Damit die Änderungen wirksam werden, müssen die Telefone die Konfiguration neu laden. Hierzu gehen Sie in den Menüpunkt “Provisioning” --> “Endgeräte” und klicken bei den Telefonen der Gruppenmitglieder auf den Button “Konfig. neu laden”.

Wenn Sie das Abrechnungssystem nutzen möchten, müssen Sie die Funktion in der Gruppe aktivieren. Editieren Sie hierfür die Gruppe. Aktivieren Sie die Funktion, im Menüpunkt “Admin” -> “Billing” sehen Sie dann die Mitglieder der Gruppe aufgeführt und können weiter verfahren (siehe Punkt 10.9↓)

10.2.11 Die Klingelverzögerung

Um die Einstellungen für die Klingelverzögerung vornehmen zu können, klicken Sie auf den Button (1).

1. Hier sehen Sie die Mitglieder der Gruppe.
2. Das Telefon des Benutzers (6000) klingelt als erstes. Seine Klingeldauer beträgt 60 Sekunden.
3. Das Telefon des Benutzers (6001) beginnt erst nach 10 Sekunden mitzuklingeln und dies dafür 10 Sekunden länger.
   Die Balken lassen sich per “Drag & Drop” verschieben.
4. In diesem Bereich sehen Sie die “Kind-Gruppen” mit entsprechender Gruppen-Nebenstelle. Die Balken signalisieren deren Klingelverzögerungszeit. Die Gruppen die keine Gruppennebenstelle haben, werden in der Liste zwar aufgeführt, jedoch folglich ohne Klingelverzögerungsbalken.

10.3 Der Agenten-Monitor

Der Agenten-Monitor bietet Ihnen eine Übersicht aller Agenten inklusive der Ihnen zugeteilten Warteschlangen. So sehen Sie auf einen Blick, welcher Agent, welcher Warteschlange zugeordnet ist und dessen aktuellen Status. Außerdem können Sie mithilfe des Agenten-Monitors ganz einfach sehen, welcher Anruf gerade von welchem Agenten bearbeitet wird. Somit haben Sie immer den besten Überblick über Ihre Agenten.

10.3.1 Gruppen Berechtigungen für den Agenten-Monitor zuweisen

Um einer Gruppe die Berechtigungen für den Agenten-Monitor zu zuweisen, gehen Sie in den Menüpunkt “Admin” -> “Gruppen” und bearbeiten Sie die gewünschte Gruppe. Im Bearbeiten-Fenster klicken Sie auf den Tab Warteschlangen. Dort können Sie der Gruppe nun die Monitorrechte für die jeweiligen Warteschlagen zuweisen.

10.3.2 Liste aller Agenten und deren Warteschlangen

1. Hier sehen Sie, welche Agenten Sie zurzeit haben, bzw. welcher Agent zurzeit ausgewählt ist
2. Im Login Status sehen Sie, in welcher Warteschlange ein Agent fest eingeloggt ist (grau), ob er noch ausgeloggt ist (rot) und welcher Agent eingeloggt ist (grün).
3. Der Status zeigt Ihnen die Erreichbarkeit des Agenten grau - abgemeldet grün - erreichbar gelb - Telefon klingelt rot - Agent befindet sich gerade im Gespräch

10.3.3 Auflistung eingehender Anrufe

1. Dieses Feld zeigt an, welcher Agent den Anruf gerade bearbeitet.
2. Hier sehen Sie, in welcher Warteschlange der Anrufer sich gerade befindet.
3. In dieser Spalte werden die Nummern eingehender Anrufe angezeigt.
4. Hier erhalten Sie Information über das Datum und den Zeitpunkt, zu dem ein Anruf in einer Warteschlange eingegangen ist.
5. Der Status zeigt Ihnen an, ob der Anruf bearbeitet wird (grün), gerade eingeht und klingelt (gelb) oder gerade beendet wird (rot).

10.3.4 Das manuelle Zuweisen eines Anrufes zu einem Agenten

Um einen Anruf manuell zu einem Agenten zu leiten klicken Sie auf das Telefonsymbol und ziehen es per “Drag & Drop” auf den Agenten. Dieser bekommt dann automatischen den Anruf zugewiesen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen auch Anrufe zu Agenten anderer Warteschlangen umzuleiten.

10.4 Die Adressbücher

10.4.1 Die Adressbuch-Typen

10.4.2 Ein neues Adressbuch anlegen

1. Geben Sie einen Namen ein und
2. wählen Sie den Typ aus.
3. Suchen Sie sich ein Icon aus, welches dann im Punkt Adressbuch vor dem Adressbuchnamen steht.
4. Nun können Sie die Berechtigungen verteilen. Nach dem Speichern ist das neue Adressbuch im Menüpunkt “Adressbuch” verfügbar.

10.4.3 Die Adressbuch-Berechtigungen

Es gibt die Lese-, Schreib- und CSV-Import Berechtigung. Diese können den vorhandenen Gruppen zugeordnet werden. Bei der Rechtevergabe spielt auch die Erbefunktion der Gruppen eine entscheidende Rolle. Da die “Kind-Gruppen” von der “Eltern-Gruppe” erben, haben die Kind-Gruppen automatisch auch die entsprechende Berechtigung (Informationen zur Erbefunktion finden Sie im Punkt 10.2.1↑). Die Lese-Berechtigung dient dazu, dass die Gruppe nur lesenden Zugriff auf ein Adressbuch hat und dort weder Schreiben, Löschen, noch einen CSV-Import machen darf. Hat eine Gruppe Lese- und Schreibzugriff auf ein Adressbuch, darf sie beliebig Einträge anlegen, editieren, löschen, verschieben und kopieren. Die Berechtigung der Synchronisation ist nur für z. B. Xing-Adressbücher sinnvoll, da sich die Einträge dort ständig verändern. Setzt man der Gruppe die Berechtigung für den CSV-Import, darf diese in dem ausgewählten Adressbuch Daten importieren.

10.5 Die Kalender

10.5.1 Die Kalender-Typen

10.5.2 Einen neuen Kalender anlegen

1. Geben Sie einen Namen ein.
2. Legen Sie eine Farbe fest, indem Sie die Farbauswahl benutzen. Diese dient der Unterscheidung der verschiedenen Einträge.
3. Wählen Sie einen Typ aus.
4. Nun können Sie die Berechtigungen verteilen. Nach dem Speichern ist der neue Kalender im Menüpunkt “Kalender” verfügbar.

10.5.3 Die Kalender-Berechtigungen

Es gibt die Lese- und Schreibberechtigungen. Diese können den vorhandenen Gruppen zugeordnet werden. Bei der Rechtevergabe spielt auch die Erbefunktion der Gruppen eine entscheidende Rolle. Da die “Kind-Gruppen” von der “Eltern-Gruppe” erben, haben die Kind-Gruppen automatisch auch die entsprechende Berechtigung. Die Lese-Berechtigung dient dazu, dass die Gruppe nur lesenden Zugriff auf einen Kalender hat und dort weder Schreiben noch Löschen darf. Hat eine Gruppe Lese- und Schreibzugriff auf einen Kalender, darf sie beliebig Einträge anlegen, editieren und löschen. Die Berechtigung der Synchronisation ist nur für z. B. Google-Kalender sinnvoll, da sich die Einträge dort ständig verändern.

10.6 Die SIP-Accounts

1. Hier finden Sie den Status eines jeden Accounts.
2. In der Spalte steht der SIP-Benutzername (meist die Nebenstelle des Benutzers).
3. Hier steht, wann sich der SIP-Account das letzte Mal registriert hat.
4. Wann endet die Registrierung?
5. Hier ist die IP-Adresse des Telefons, an dem der Account angemeldet ist.
6. Name des Telefons.
7. In der Spalte steht die Benutzer.
8. Zum Bearbeiten oder Löschen eines SIP-Accounts auf den entsprechenden Button klicken.

10.6.1 Einen neuen SIP-Account anlegen

1. Geben Sie hier den SIP-Benutzernamen ein.
2. Hier geben Sie das Passwort für den neuen SIP-Account ein.
3. Aus der Dropdown wählen Sie eine Benutzer-ID aus.
4. Speichern Sie Ihre Einstellungen ab.

10.7 Die Berechtigungen für die GUI-Module

1. Wählen Sie aus der Dropdown eine Gruppe aus.
2. Setzen Sie die Haken in den Boxen, um die einzelnen Funktionen sichtbar zu machen. Im Beispiel hat die Gruppe “Buchhaltung” sehr wenige Weboberflächen-Berechtigungen. Die Mitglieder dieser Gruppe dürfen nur den Menüpunkt “Einstellungen” und dort nur die Untermenüpunkte “Meine Telefone”, “Tastenbelegungen”, “Audio-Dateien” und “Rufumleitung” sehen.

Das Dashboard dürfen alle Benutzer sehen. Welche Adressbücher und Kalender ein Benutzer- bzw. Benutzergruppe sehen darf, können Sie über die Gruppeneinstellungen konfigurieren.

10.8 Die System-Rufumleitungen - Sets verwalten

10.8.1 Eine System-Rufumleitung anlegen

Das Anlegen und Bearbeiten der Rufumleitungssets erfolgt genauso wie die Benutzer-Rufumleitungen. Einziger Unterschied: Als Audio-Dateien können nur die vom System ausgewählt werden. Gehen Sie in den Menüpunkt “Admin” -> “Rufumleitungen”. Klicken Sie auf “Neue Regel hinzufügen”. Nun können Sie ein Szenario anlegen und zwischen “Sofort weiterleiten”, “benutzerdefinierte Rufweiterleitung” und “Keine Weiterleitung” auswählen. Wie Sie die verschiedenen Fälle miteinander kombinieren, können Sie im Punkt 9.10↑ nachlesen.

“Keine Weiterleitung” anlegen:
Fügen Sie ein neues Szenario hinzu. Setzen Sie den Namen und wählen Sie als Rufumleitungstyp “Keine Weiterleitung” aus und klicken Sie auf “Anlegen”. Es ist sehr wichtig den Typ “keine Weiterleitung” zu haben, denn wenn Sie eine Rufumleitung auf Ihrer Telefontaste haben und möchten diese toggeln (ein-/ausschalten) dann brauchen Sie das Gegenstück dazu.

10.8.2 Die Sets den Gruppen zuordnen

1. Wählen Sie den Reiter “Rufumleitung”. Setzen Sie den Haken in das Feld von den Regeln die Sie benutzen möchten.
2. Speichern Sie die Änderungen.

Nun können Sie im Menüpunkt “Einstellungen” -> “Rufumleitungen” auch die Übernahme sehen. Das Szenario im Beispiel ist vom Typ “System”.

10.9 Das Billing-System

Das Billing-Modul ist nur in der Phonalisa Medical-Edition erhältlich.

In diesem Bereich können Sie Ihre Telefon-Abrechnung (Verbindungsnachweise) verwalten. Um die Gesprächsabrechnung nutzen zu können, müssen Sie diese in der Gruppenverwaltung freischalten. Gehen Sie dazu in den Menüpunkt “Admin” -> “Gruppen” und wählen Sie die Gruppe aus, die das Billing-Modul verwenden möchte. Gehen Sie in den Reiter “Erweitert” und aktivieren Sie die Funktion “Abrechnungssystem für Gespräche aktivieren”.



Nun können Sie im Menüpunkt “Admin” -> “Billing” alle Benutzer sehen. Fügen Sie als erstes eine entsprechende Preisliste hinzu.

10.9.1 Die Preislisten anlegen

1. Legen Sie einen Namen für den Preiseintrag fest.
2. Geben Sie hier Brutto (inkl. MwSt.) den Preis pro Gesprächsminute ein.
3. Hier geben Sie das Muster für den Preiseintrag ein. Im Beispiel werden alle deutschen Vorwahlen angesprochen.
4. Speichern Sie den Eintrag ab

10.9.2 Das Guthaben zuweisen

1. Klicken Sie auf das Schloss um ein Guthaben einzugeben. Im Bearbeitungsmodus ist das Schloss geöffnet.
2. Nun können Sie ein Guthaben eingeben. Auf diese Weise können Sie auch mehrere Einträge gleichzeitig bearbeiten.
3. Zum Schluss die Änderungen speichern.

10.9.3 Den Kontostand abfragen

10.9.4 Die Endabrechnung erstellen

Wenn z. B. der Patient das Krankenhaus verlässt, können Sie für seine Nebenstelle die Endabrechnung erstellen.

Klicken Sie auf den Button.



Die Endabrechnung wird für die Nebenstelle erstellt und im Browser angezeigt. Im Beispiel wurden 0,12€ verbraucht und das Restguthaben aufgeführt.



Nachdem eine Endabrechnung erstellt wurde, ist das Guthaben aufgebraucht und steht bei 0,00€.

10.10 Der LDAP/AD Import

Der LDAP/AD-Import bietet Ihnen eine schnelle und einfach Möglichkeit Nutzerdaten von einem LDAP/AD Server in die Phonalisa zu importieren. So können Sie bei einer Erstinstallation, zum Beispiel alle bereits vorhandenen Nutzerprofile in wenigen Schritten importieren, ohne diese einzeln von Hand anlegen zu müssen.

10.10.1 Die Übersicht des LDAP-Imports

1. In dieser Spalte sehen Sie die IP des Servers, von dem die Daten importiert werden.
2. Der Benutzername gibt Ihnen an, welcher Benutzeraccount für den Import verwendet wird.
3. Hier sehen Sie um welche Art von Import es sich handelt. Es können Benutzerprofile oder auch Adressen importiert werden.
4. Die Base_DN zeigt Ihnen an, von welcher Stelle im Verzeichnisbaum eine Suche erfolgt.
5. Die Filtereinstellungen zeigen Ihnen, wonach im Verzeichnisbaum gesucht wird. Bitte beachten Sie, dass es nur möglich ist nach einem Objekt oder einer Objektkategorie zu suchen. Sollten Sie beispielsweise mehrere Gruppen einzeln verwalten wollen, so müssen Sie zusätzliche Profile anlegen.
6. Hier können Sie angeben, wie viele Profile pro Seite angezeigt werden sollen.
7. Über den Stift können Sie ein bereits angelegtes Profil bearbeiten oder falls nicht mehr benötigt mit Hilfe der Mülltonne löschen. Der Button in der Mitte gibt Ihnen die Möglichkeit einen Import von Hand zu starten.

10.10.2 Ein neues Importprofil anlegen/bearbeiten

1. Tragen Sie hier bitte die IP des LDAP/AD-Servers ein und stellen Sie ihr "ldap://" voran.
2. In diesem Feld geben Sie bitte den Benutzernamen Ihres Server Accounts ein, über den der Import erfolgen soll.
3. Tragen Sie hier bitte das zu Ihrem Account gehörende Passwort ein.
4. In der Dropdown können Sie die Art des Imports bestimmen. Sie können zwischen einem Benutzer-Import und einem Adress-Import wählen.
5. Sollten Sie einen Adress-Import durchführen wollen, so können Sie hier anschließend noch ein Adressbuch für den Import auswählen.
6. Hier können Sie angeben, von wo aus im Verzeichnisbaum die Suche durchgeführt werden soll.
7. In diesem Feld können Sie durch Angabe von verschiedenen Filteroptionen spezifizieren, nach welcher Gruppe von Objekten gesucht werden soll.
8. Über diese Checkbox können Sie den automatischen Import mit Hilfe einer Cron-Regel aktivieren.
9. Sollten Sie die Checkbox in Punkt 7 aktiviert haben, können Sie hier einen Zeitpunkt mittels einer Cron-Regel festlegen, zu dem der Import ausgeführt werden soll. Genaueres zu den Cron-Regeln erfahren Sie im Kapitel 16.2↓.
10. Haben Sie Ihre Daten eingegeben, so klicken Sie auf "Suche Serverdaten" um die Suche zu starten.

10.10.3 Die Attribute zuweisen

1. In dieser Spalte finden Sie mehrere Dropdowns mit deren Hilfe Sie die Attribute aus der Phonalisa den Attributen des LDAP/AD-Servers zuordnen können.
2. Hier finden Sie die vom LDAP/AD-Server gelieferten Attribute.
3. Diese beiden Spalten liefern Ihnen eine Übersicht der zu importierenden Kontakte.
4. Mit einem Klick auf diesen Button können Sie sich die letzten beiden Beispiele anzeigen lassen.
5. Über diesen Button gelangen Sie zu einer abschließenden Vorschau.
6. Wenn Sie auf diesen Button klicken, dann werden Ihnen die nächsten beiden Beispiele in der Tabelle angezeigt.

10.10.4 Die Vorschau

1. Mit Hilfe der verschiedenen Button können Sie die einzelnen Stadien aus Punkt 2 einblenden oder ausblenden.
2. In dieser Spalte sehen Sie anhand der Label auf einen Blick, ob ein Kontakt auf dem neuesten Stand ist oder ob er neu erstellt, gelöscht oder aktualisiert wird. Es wird Ihnen aber auch angezeigt, wenn Ihre Zuweisung ungültig ist und der Kontakt nicht importiert werden kann. Die Kontakte im unteren Bild wurden beispielsweise wegen der fehlenden Nebenstelle als ungültig markiert.
3. In diesen Spalten sehen Sie die im vorherigen Bereich zugeordneten Attribute, so wie sie auf der GUI der Phonalisa angezeigt werden würden.
4. Mit einem Klicken auf den Import-Button starten Sie schliesslich den Import.

Anschließend wird ein Import-Job angelegt und Sie gelangen wieder zur Übersicht. Bitte gedulden Sie sich einen Moment, da der Import im Hintergrund läuft und je nach Anzahl der zu importierenden Kontakte etwas Zeit in Anspruch nehmen kann. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel importierter Benutzer. Wie Sie sehen, wurden die zuvor bei der Attributauswahl festgelegten Gruppen “Support” und “IT-Abteilung” angelegt und die Benutzer zugewiesen.

11 Das Provisioning

11.1 Die Endgeräte verwalten

1. Sie sehen die Typ-Bezeichnung, z. B. snom 760, tiptel IP 280,...
2. In der Spalte sind die IPv4-Adressen der Telefone aufgeführt.
3. Hier sind die MAC-Adressen aufgeführt.
4. Hier steht eine optionale Beschreibung zum Telefon, z. B. Standort des Telefons,...
5. In der Spalte ist die Firmware der einzelnen Telefone aufgeführt.
6. Diese Spalte zeigt die SIP-Account ID die auf dem Endgerät angemeldet ist.
7. Wenn Sie etwas am Telefon verändert haben (Dienstmerkmale, Klingeltöne,..) können Sie auf diesen Button hinter Ihrem Telefon klicken. Die Konfiguration wird dann neu geladen.
8. Klicken Sie auf den Stift, können Sie das Endgerät bearbeiten und z. B. einen anderen SIP-Account zuweisen. Klicken Sie auf die Tonne wird das Endgerät gelöscht.
9. Mittels der Taste “Telefone suchen” gelangen Sie zum Netzwerkscanner.

1. Aus der Dropdown können Sie aus den vorhandenen SIP-Accounts einen auswählen.
2. Sie können eine Beschreibung zum Telefon eingeben.
3. Aus der Dropdown können Sie eine Firmware auswählen oder die Standard-Firmware für das Endgerät auswählen.
4. Zum Schluss speichern.

11.1.1 Der Netzwerkscanner

1. Über den “Suche starten” - Button aktivieren Sie den Netzwerkscanner, welcher Ihr gesamtes Netzwerk nach Geräten durchsucht.
2. Mit diesem Button können Sie die Ergebnisse einer bereits durchgeführten Suche aus der Tabelle entfernen.
3. Die Suche gibt Ihnen die Möglichkeit, die Tabelle im unteren Bereich, nach bestimmten Geräten, IP-Adressen oder Herstellern zu durchsuchen.
4. Mittels dieses Buttons können Sie alle vom Autoprovisioning nicht unterstützten Geräte ausblenden.
5. Dieser Button gibt Ihnen die Möglichkeit bereits an Ihrer Phonalisa provisionierte Geräte auszublenden.
6. Mit Hilfe des “Zurück” - Buttons gelangen Sie wieder zum Bildschirm “Endgeräte verwalten”.

1. Hier wird aufgeführt, wann genau ein Gerät durch den Netzwerkscanner gefunden wurde.
2. In dieser Liste finden Sie die Mac-Adressen der einzelnen Geräte.
3. Diese Spalte enthält die IP-Adressen der Geräte, die an Ihrer Phonalisa angeschlossen sind.
4. Den Gerätehersteller finden Sie hier.
5. Über den “Telefon integrieren” - Button können Sie bei allen unterstützten Geräten das Autoprovisioning auslösen.

Nachdem Sie das Provisionieren ausgelöst haben, müssen Sie einen kleinen Augenblick warten, bis das Telefon (blau) an Ihrer Anlage angemeldet wurde. Wenn Sie auf den “Zurück”-Button klicken, dann erreichen Sie wieder den Bereich “Endgeräte”. Dort sehen Sie, dass das Telefon in die Tabelle aufgenommen wurde und einen Dummy-SIP-Account zugewiesen bekommen hat. Nun können Sie dem Telefon einen Benutzer zuweisen.

11.2 Die Firmware verwalten

1. Wählen Sie hier das Telefon aus für das Sie die neue Firmware anlegen möchten.
2. Wählen Sie die Firmware aus Ihren Dateien aus.
3. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird die Firmware für diesen Telefon-Typ als Standard-Firmware gesetzt.
4. Zum Schluss alles abspeichern.

Wenn Ihr Telefon vom Phonalisa-Provisioning nicht unterstützt wird, können Sie auf der Weboberfläche des Telefons die Firmware verändern.

11.3 Die Parameter-Profile

11.3.1 Ein neues Parameter-Profil anlegen

1. Wählen Sie den Telefon-Typ aus.
2. Legen Sie eine Bezeichnung für Ihr Profil fest.
3. Die Tabelle mit Parameter-Werten befüllen.
4. Klicken Sie auf das "+" um weitere Werte einzugeben.
5. Speichern Sie den Vorgang ab.

Um ein bereits bestehendes Profil auch für weitere Telefon-Typen zu nutzen, bearbeiten Sie dieses erneut und wiederholen die Schritte für den neuen Typen. Bitte beachten Sie dabei, dass die Werte auf den jeweiligen Typen angepasst werden müssen und Sie das Profil speichern bevor Sie zu einem anderen Telefon-Typen wechseln.

11.3.2 Die Variablen der Parameter-Profile

11.3.3 Ein Parameter-Profil zuweisen

1. Wählen Sie aus der Dropdown das Profil aus.
2. Speichern Sie die Änderungen.

11.4 Die Telefontasten-Profile

11.4.1 Ein Telefontasten-Profil anlegen

1. Wählen Sie den Telefon-Typ aus, für den das Profil anlegen möchten.
2. Geben Sie dem Profil einen Namen.
3. Hier können Sie auswählen, welche Funktion die Taste haben soll (Funktionen abhängig vom Endgerät).
4. Geben Sie hier die Zielnummer oder die Daten ein.
5. Hier können Sie die Beschriftung eingeben.
6. Wenn Sie die Taste sperren möchten, damit der Nutzer keine Änderungen vornehmen kann, aktivieren Sie dieses Kästchen.
7. Speichern Sie Ihre Einstellungen ab.

11.4.2 Ein Telefontasten-Profil zuweisen

1. Wählen Sie aus der Dropdown das Profil aus.
2. Speichern Sie die Änderungen.

Die Benutzer dieser Gruppe haben nun die Tasten auf Ihrem Telefon. Im Menüpunkt “Einstellungen” -> “Telefontasten” sehen sie bei den Benutzern die Tasten und das diese gesperrt sind.

11.4.3 Einem Telefontasten-Profil mehrere Telefontypen zuweisen

11.5 Die Klingeltöne

1. Nach dem Klicken auf den Button "Neuen Klingelton hinzufügen" öffnet sich ein Dialog-Fenster, in welchem Sie nun einen Klingelton aus Ihren eigenen Dateien hochladen können.
2. Hier sehen Sie den Namen und das Format jedes einzelnen Klingeltones und erhalten eine Übersicht der systemweit verfügbaren Klingeltöne.
3. Mittels der Mülltone können Sie alte oder nicht mehr benötigte Klingeltöne löschen.

12 Das Routing-System

12.1 Die Gateways

Um mit dem System extern telefonieren zu können, benötigen Sie ein SIP-Gateway. Dies kann ein externer Service Provider wie z. B. Sipgate sein oder auch ein Gateway wie z. B. von Beronet. Gehen Sie in den Menüpunkt “Routing” -> “Gateways” und klicken Sie auf “Neues Gateway hinzufügen”.

12.1.1 Die Gateway-Zugangsdaten

1. Hier wählen Sie Ihren Provider aus, wenn dieser nicht aufgeführt ist, wählen Sie "Sonstige Provider".
2. Mit diesem Haken aktivieren oder deaktivieren Sie das Gateway. Die Einstellungen eines deaktivierten Gateways bleiben vollständig erhalten, es wird vom System aber ignoriert. Das bedeutet, dass es nicht registriert wird und auch in den eingehenden sowie in den ausgehenden Routen nicht beachtet wird.
3. Setzen Sie diesen Haken, wenn der Provider eine Authentifizierung über Benutzername und Passwort verlangt. Sollten Sie in Ihren Zugangsdaten also einen Benutzernamen oder Passwort mitgeteilt bekommen haben, so sollten Sie diesen Haken setzen.
4. Dieser Name dient nur der Identifizierung des Gateways auf der WebGUI. Er taucht z.B. in den Listen der ausgehenden Routen auf. Der Name muss eindeutig sein, damit Sie die Gateways in den Routingtabellen unterscheiden können.
5. Tragen Sie hier den Host des Gateways ein, dies ist entweder die IP-Adresse im Falle eines Media-Gateways oder der DNS-Name des von Ihrem Provider definierten Registrar-Servers.
6. Hier können Sie die internationale Vorwahl, Ortsvorwahl und Stammnummer für dieses Gateway festlegen. Diese werden für eingehende und ausgehende Rufe, sowohl für die angerufene Nummer als auch für die angezeigte Rufnummer verwendet.
7. Setzen Sie hier den Benutzernamen
8. und das Passwort für dieses Gateway ein. Den Benutzernamen und das Passwort erfahren Sie aus den Zugangsdaten, die Sie von Ihrem Provider bekommen haben. Sollte Ihr Provider ein statisches IP-Basiertes Peering verwenden und ein Benutzername damit überflüssig sein, so lassen Sie dieses Feld leer.
9. Wenn Sie eine Amtsholung verwenden möchten, aktivieren Sie dieses Feld und setzen danach Ihre gewünschte Amtsholung im Feld darunter. Es ist nicht zwingend erforderlich eine Amtsholung zu setzen.

12.1.2 Die Gateway-Limitierung

1. Hier können Sie die Anzahl der gleichzeitigen Telefonat festlegen.
2. Auch für Gateways lassen sich Black- bzw. Whitelists hinterlegen. Diese sind sowohl für eingehende als auch ausgehende Telefonate setzbar.

12.1.3 Die SIP-Experteneinstellungen

1. Aktivieren Sie diese Checkbox um die Erweiterten Einstellungen bearbeiten zu können.
2. Diese Option ermöglicht es dem Routingsystem die Rufnummer aus dem Header zu setzt.
3. Aktivieren Sie diese Option damit das Routingsystem die angerufene Nummer aus dem TO-Header lesen kann insofern diese übertragen wird.
4. Dieser Wert gibt an, wie lange eine Registrierung gültig ist und wann diese erneuert wird. Werden eingehende Anrufe nach einer gewissen Zeit vom Provider nicht mehr zugestellt, so können Sie durch diesen Wert festlegen in welchen Abständen die Registrierung erneuert wird.
5. Hier können Sie den SIP-Realm eingeben, falls dieser vom Hostname abweichend ist. Ihr Provider wird diesen gesondert ausweisen, falls nicht - lassen Sie dieses Feld bitte leer.
6. Geben Sie hier den SIP-Username ein, welcher im FROM-Header übertragen werden soll, falls dieser vom Provider benötigt wird. Ihr Provider wird diesen gesondert ausweisen, falls nicht - lassen Sie dieses Feld bitte leer.
7. In diesem Feld können Sie die SIP-From-Domain eingeben, welche im FROM-Header übertragen werden soll - falls dieser vom Provider in abweichender Form benötigt wird (und nicht der Hostname ist). Ihr Provider wird diesen gesondert ausweisen, falls nicht - lassen Sie dieses Feld bitte leer.
8. Geben Sie hier den "Outbound Proxy" des Providers an, wenn dieser abweichend vom Hostname ist. Ihr Provider wird diesen gesondert ausweisen, falls nicht - lassen Sie dieses Feld bitte leer.
9. Hier können Sie den Proxy angeben, der für die Registrierung des Providers verwendet werden soll, wenn dieser abweichend vom Hostname ist. Ihr Provider wird diesen gesondert ausweisen, falls nicht - lassen Sie dieses Feld bitte leer.

1. Aktivieren Sie diese Checkbox um SIP über TCP zu aktivieren.
2. Diese Option ermöglicht es SIP über TLS zu aktivieren.
3. Mit der Aktivierung von "SRTP erzwingen" wird jeder nicht verschlüsselte RTP-Datenstrom für diesen Provider nicht akzeptiert. Damit die Option "scharf geschalten" wird, muss zusätzlich in den Systemeinstellungen SRTP aktiviert werden.
4. Geben Sie hier die für diesen Provider zu nutzenden Codecs an.
5. Hiermit legen Sie den Modus für das T.38 Fax Protokoll fest.
   - Kein T.38 Support: Der Provider und/oder Ihre Fax-Endgeräte (SIP-ATA) unterstützen kein T.38, damit ist T.38 deaktiviert - wenn über dieses Gateway gewählt wird.
   - Anlage ist T.38 Gateway: Die Anlage übernimmt die Funktion eines T.38 Gateways, dass Fax kann damit im eingehenden oder ausgehenden Call-Leg wahlweise per T.38 oder Sprachverbindung gesendet werden.
   - Provider ist T.38 Gateway: Der Provider übernimmt die Rolle des T.38 Gateways, dass Faxendgerät muss T.38 unterstützen.
   - T.38 Passthrough: Die Aushandlung für T.38 wird den beiden Endpunkten überlassen, der Medienstrom wird ohne Konvertierung transparent durchgeleitet.
6. Geben Sie hier den Typ (SIP-Header) an, den der Provider für die Nummernübermittlung nutzt.
7. Wählen Sie eine vorhandene Skript-Erweiterung für dieses Gateway aus. Mit Skripterweiterungen können Administratoren den Rufaufbau zu dem Gateway beeinflussen bzw. auch einen von dem Gateway kommenden Anruf manipulieren. Script-Erweiterungen können Sie im System hinterlegen, diese werden in der Programmiersprache JavaScript geschrieben.
8. Aktiviert den SIP-Ping für dieses Gateway, wenn Sie einem Intervall in Sekunden eingeben.
9. Wenn der Provider (wie z.B. Berofix Gateways mit Mehrgeräteanschlüssen der Telekom) Calldeflection (Rufweiterleitung im Amt) unterstützt - so aktivieren diese Option. Damit werden eingehende Anrufe die über dieses Gateway herein kommen und durch eine Rufumleitung sofort wieder herausgehen würden, per Calldeflection umgeleitet. Damit sind während der Umleitung keine Sprachkanäle belegt und die A-Teilnehmer Rufnummer wird bei dem Rufumleitungsziel angezeigt.
10. Hiermit werden ausgehende Anrufe generell vorher abgenommen und ein Freizeichen vorgespielt. Damit steht der RTP-Datenstrom zum Endgerät während des Klingelns.

1. Wenn der Provider die Rufnummer im Contact Header erfordert, aktivieren Sie diese Option.
2. Unterstützt Ihr Provider CLIP -no-screening (Übermittlung anschlussfremder Rufnummern ohne deren Prüfung) können Sie diese Option aktivieren, um bei Rufumleitungen immer die A-Teilnehmer Rufnummer auf Ihrem externen Rufumleitungsziel angezeigt zu bekommen.
3. Hiermit legen Sie das vom Provider gewünschte Nummernformat für die ausgehende Rufnummernübertragung fest. Die Rufnummer wird vom System dann automatisch in das entsprechende Format konvertiert.
4. Hier legen Sie das vom Provider gesendete Nummernformat für eingehende Anrufe fest (Absenderrufnummer). Die Rufnummer wird vom System automatisch in ein für Ihre Benutzer sinnvolles Format umgewandelt. Rufe im Inland werden z.B. nicht international dargestellt, es sei denn Sie haben dies explizit in den Systemeinstellungen konfiguriert.
5. Das vom Provider gewünschte Nummernformat für die ausgehenden Rufnummern können Sie hiermit festlegen. Die Rufnummer wird vom System dann automatisch in das entsprechende Format konvertiert. Sie können hiermit dann z.B. nationale oder Ortsrufnummern wählen - trotz das der Provider eine internationale Wahl der Rufnummer verlangt.
   
   Das System kanonisiert die Rufnummer anhand der Informationen, die Sie in dem Reiter "Zugangsdaten" hinterlegen.
6. Hiermit legen Sie das vom Provider gewünschte Nummernformat für die eingehenden Rufnummern fest. Die Rufnummer wird vom System dann automatisch in das entsprechende Format konvertiert. Sie können hiermit dann z.B. nationale oder Ortsrufnummern wählen - trotz das der Provider eine internationale Wahl der Rufnummer verlangt.
   
   Das System kanonisiert die Rufnummer anhand der Informationen, die Sie in dem Reiter "Zugangsdaten" hinterlegen.
7. Legen Sie den Modus für die Rufnummernunterdrückung für diesen Provider fest.
8. Umgeleitete ausgehende Anrufe werden durch aktivieren dieser Option generell vorher abgenommen und ein Freizeichen wird vorgespielt. Damit steht der RTP-Datenstrom garantiert vom und zum Provider bevor das Rufumleitungsziel abnimmt.
9. Verwirft der Provider Ihre Anrufe aufgrund von SIP-Headern, die er nicht auswerten kann, können Sie diese hier eintragen. Dies geht mit einem Komma getrennt für mehrere Header.
   Z.B.: X-Serialnumber,Privacy,X-FS-Support,P-Key-Flags

1. Hiermit können Sie spezielle SIP-Header wie vom Provider gewünscht setzen. Um z.B. den P-Asserted-Identity Header mit Daten zu füllen kann genutzt werden:
   sip_h_P-Asserted-Identity: <sip:%META1%@einedomain.de:5060;user=phone> Sie können wie im Beispiel auch Variablen verwenden.
2. Verwendet der Provider einen speziellen Header in dem er die angerufene Nummer/oder Durchwahl (DID) übermittelt, so wählen Sie diese hier aus. Zusammen mit dem regulären Ausdruck im nächsten Feld können Sie so alle möglichen Szenarien abdecken.
3. Regulärer Ausdruck in GNU sed Syntax, um die angerufene Nummer/Durchwahl zu ermitteln. Der Wert wird aus dem SIP-Header, den Sie in der Einstellung DID-Header ausgewählt haben, extrahiert. Z.B.:
   s/^<sip:([+0-9]*)@/$1/g
4. Verwendet der Provider einen speziellen Header in dem er die Rufnummer des Anrufers übermittelt, so wählen Sie diese hier aus. Zusammen mit dem regulären Ausdruck im nächsten Feld können Sie so alle möglichen Szenarien abdecken.
5. Regulärer Ausdruck in GNU sed Syntax, um die anrufende Nummer zu ermitteln. Der Wert wird aus dem SIP-Header, den Sie in der Einstellung CID-Header (Inbound) ausgewählt haben, extrahiert. Z.B.:
   s/^<sip:([+0-9]*)@/$1/g
6. Das Meta-Feld wird für einzelne Provider Templates genutzt, wenn Daten für extra Header eingegeben werden müssen. Sie können dieses Feld ignorieren.
7. Wenn Sie die Debug-Funktion aktivieren, sehen Sie alle gesetzten Variablen des Callrouters in den CDR Daten. Bitte aktivieren Sie diese Funktion nur zur Fehleranalyse und nicht im produktiven Betrieb da hierdurch unnötige Last erzeugt wird.
8. Setzen Sie diesen Haken, wenn der Provider eine Authentifizierung über Benutzername und Passwort verlangt. Sollten Sie in Ihren Zugangsdaten also einen Benutzernamen oder Passwort mitgeteilt bekommen haben, so sollten Sie diesen Haken setzen.
9. Tragen Sie hier den Host des Gateways ein, dies ist entweder die IP-Adresse im Falle eines Media-Gateways oder der DNS-Name des von Ihrem Provider definierten Registrar-Servers.

12.1.4 Beispiel: Sipgate Rufnummer anbinden

• Die Dokumente wurden von Sipgate geprüft und Sie haben per Mail Ihre Anmelde-Daten erhalten.
• Geben Sie diese nun auf sipgate.de in die Anmelde-Maske ein.

• Klicken Sie auf Einstellungen, um die Daten zu öffnen.
• Sie sehen nun Ihre SIP-Account Daten und Ihre SIP-Server Daten aufgeführt.

• Gehen Sie in den Menüpunkt “Routing” -> “Gateways”.
• Legen Sie ein neues Gateway an.
• Geben Sie als Namen sipgate.de ein.
• Als Benutzername geben Sie die SIP-ID(at)sipgate.de ein, die ID finden Sie in Ihren SIP-Account Daten auf sipgate.de.
• Als Passwort geben Sie das SIP-Passwort ein. Dieses finden Sie ebenfalls auf sipgate.de in Ihren SIP-Account Daten.
• Speichern.
• Nach der erfolgreichen Registrierung können Sie das Sipgate-Gateway im Routing verwenden.

12.1.5 Die Muster (Pattern Matching)

12.2 Das ausgehende Routing

12.2.1 Muster / Reihenfolge und Abarbeitung von Regeln

12.2.2 Least Cost Routing (LCR)

12.2.3 Anrufe zeitgesteuert routen

12.2.4 Routing für Gruppen einschränken/gruppenbasierte externe Caller-ID

12.2.5 Failover Gateways definieren

12.2.6 Anlegen eines ausgehenden Routings

1. Aktivieren Sie die Route (standardmäßig ist sie schon aktiv).
2. Wählen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe aus (Sie können das Feld auch leer lassen).
3. Geben Sie als Muster ^0 oder 0* in das Feld ein, um ausgehende Gespräche mit der Amtsholung 0 zuzulassen.
4. Hier wählen Sie das Gateway aus über das geroutet werden soll. Wenn Sie mehrere verschiedene Gateways angelegt haben, können Sie diese als Fall-Back eintragen, falls ein Gateway ausfallen sollte (Hinweis: nur verfügbar wenn Sie mehr als ein Gateway angelegt haben).
5. Hier können Sie optional ein Zeitprofil hinterlegen, um die ausgehenden Gespräche zeitlich zu begrenzen.
6. Hier können Sie Ihre gesendete Rufnummer überschreiben. Aktivieren Sie dafür das Kästchen und tragen Sie die Nummer ein.
7. Sie können auch zusätzlich noch einen LCR-Präfix hinterlegen.
8. Speichern Sie den Vorgang ab.
9. Per “Drag & Drop” können Sie die Reihenfolge der Regeln verändern.

12.3 Das eingehende Routing

1. Hier wählen Sie das Gateway, für welches Sie das eingehende Routing anlegen möchten.
2. Geben Sie als Muster die Durchwahl (mit Kopfnummer) oder * ein.
3. Wählen Sie ein Ziel aus. Dies kann ein einzelner Benutzer sein, ein Fax eines Benutzers, eine Gruppe, eine Warteschlange, ein Konferenzraum, ein Sprachmenü, Call-Through oder ein manuell eingegebenes Ziel sein.
4. Hier können Sie noch zusätzlich ein Zeitprofil hinterlegen, um z. B. Anrufe nur zu einer bestimmten Zeit/Datum auf das Ziel zu empfangen.
5. In diesem Feld können Sie noch einen CID-Präfix hinterlegen. Dieses Präfix wird Ihnen auf Ihrem Telefondisplay bei einem eingehenden Anruf angezeigt.
6. Speichern Sie Ihre Eingaben ab.
7. Per “Drag & Drop” lassen sich die Routing-Regeln verschieben. Wenn Sie Regeln verschoben haben, müssen Sie danach wieder speichern.

12.3.1 Die Notrufnummern

12.4 Die Blacklist/Whitelist

12.4.1 Eine Blacklist anlegen

1. Geben Sie den Namen für die Blacklist ein.
2. Hier geben Sie die Rufnummer oder das Muster ein, welches Sie sperren möchten.
3. Klicken Sie auf das "+" um weitere Rufnummern oder Muster einzugeben.
4. Speichern Sie die Blacklist ab.

12.4.2 Eine Whitelist anlegen

1. Geben Sie den Namen für die Whitelist ein.
2. Hier geben Sie die Rufnummer oder das Muster ein, welches Sie durchlassen möchten.
3. Klicken Sie auf das "+" um weitere Rufnummern oder Muster einzugeben.
4. Speichern Sie die Whitelist ab.

12.5 Das Sprachmenü

Phonalisa bietet Ihnen die Möglichkeit, einstufige und mehrstufige IVR (Interactive Voice Response - deutsch: interaktives Sprachmenü) zu definieren. Einstufig bedeutet, dass Sie beim Drücken der Zahlen 0-9/*/# am Telefon, auf ein Rufziel oder einen AB weiter geleitet werden, die Ansage wiederholt werden kann oder der Anruf beendet werden soll. Mehrstufig bedeutet, dass Sie nicht nur auf ein Rufziel weiterleiten können, sondern auch an ein weiteres Sprachmenü. Dieses bildet wiederum eine Menge von Auswahlmöglichkeiten für den Anrufer.

Sprachmenüs können Sie z. B. zum Filtern Ihrer eingehenden Anrufe verwenden. Der Anrufer wird im Sprachmenü begrüßt und ihm werden Fragen gestellt/Ziele vorgeschlagen die er dann per Tastendruck bestätigt. Sie können die Sprachmenüs mehrstufig aufbauen und so noch feiner filtern und den Anrufer zum optimalen Ansprechpartner verbinden. Das spart eine Menge Vermittlungszeit innerhalb des Unternehmens.

12.5.1 Einstufige und mehrstufige Sprachmenüs anlegen und bearbeiten

1. Geben Sie eine Nebenstelle ein. Über diese ist dann auch das Sprachmenü erreichbar.
2. Geben Sie einen Titel ein.
3. Als Ansage-Datei können Sie z. B. einen Begrüßungstext hinterlegen. Optional können Sie eine Beschreibung zum Sprachmenü eingeben, um die verschiedenen Sprachmenüs besser unterscheiden zu können. Die Länge der Antwortzeit legt fest, wie lange auf eine Antwort (Tastendruck am Telefon) gewartet werden soll bevor das nächste Event ausgelöst wird. Die Anzahl der Wiederholungen können Sie ebenfalls beliebig verändern.
4. Im Beispiel wurde auf die Taste 1 das Rufziel “601 - Zweite Stufe Sprachmenü gelegt”. Die Ansage “Sie werden jetzt verbunden” signalisiert dem Anrufer, dass er weitergeleitet wird.
5. Hier können Sie eine Script-Erweiterung wählen.
6. Im unteren Seitenbereich auf Speichern klicken.
   

12.5.2 Ein Sprachmenü in das Routing einbinden

1. Geben Sie das Muster oder eine von extern erreichbare Rufnummer aus Ihrem Telefonsystem ein.
2. Wählen Sie aus den Zielen das Sprachmenü aus.
3. Zum Schluss Speichern.
   

Wenn Sie noch zusätzlich ein Zeitprofil hinterlegen, können Sie das Sprachmenü nur zu bestimmten Uhrzeiten oder an einem bestimmten Datum aktivieren. Diese Funktion ist optional.

12.6 Die Konferenzräume

12.6.1 Einen neuen Konferenzraum anlegen und bearbeiten

1. Hier können Sie einen Namen festlegen.
2. Geben Sie eine Rufnummer ein.
3. Die Ansage, die beim “Betreten” des Konferenzraumes abgespielt wird, ist vom System her die Standard-Ansage. Sie können aber auch eine eigene Ansage auswählen.
4. Mit der PIN können die Teilnehmer den Konferenzraum “entsperren” (optionale Einstellung). Damit vermeiden Sie, dass andere Teilnehmer sich zufällig in den gleichen Konferenzraum einwählen.
5. Die Funktion “Teilnehmer müssen vor Eintritt ihren Namen aufsprechen” können Sie auch optional aktivieren. Hierbei spricht ein neuer Teilnehmer seinen Namen auf, dieser wird dann den bereits anwesenden Teilnehmern vorgespielt (z. B. “Max Muster hat die Konferenz betreten”).
6. Wenn Sie den Haken bei “Wartemusik aktivieren” setzen, klappt darunter eine Dropdown mit Ihren Wartemusik-Wiedergabelisten auf. Die Wartemusik wird so lange abgespielt, bis der Moderator der Konferenz beitritt. Sollte der Haken jedoch nicht gesetzt werden, dann hören sich die Konferenzteilnehmer gegenseitig.
7. Hier können Sie eine Script-Erweiterung wählen.
8. Zum Schluss die Eingabe abspeichern.

Das ist die System-Standardansage beim Betreten des Konferenzraumes:
“Sie sind zurzeit der einzige Teilnehmer dieser Konferenz.”

12.6.2 Die Konferenzraum-Moderatoren

1. In der Dropdown können Sie den Benutzer auswählen.
2. Wenn Sie den Haken bei “Moderator automatisch anrufen” setzen, wird dieser angerufen, sobald der erste Konferenzteilnehmer den Konferenzraum betritt.
3. Klicken Sie auf den Plus-Button um den aktuellen Moderator hinzuzufügen.

12.6.3 Die Konferenzräume im Routing einbinden

1. Als Muster vergeben Sie eine Rufnummer aus Ihrem Rufnummernblock.
2. Als Ziel bestimmen Sie einen Konferenzraum.
3. Wenn Sie nun noch ein Zeitprofil hinterlegen, können Sie den Konferenzraum nur für bestimmte Tages-/Wochen-Zeiten erreichbar machen.
4. Speichern Sie die neue Routing-Regel ab.

12.6.4 Die Rufgruppen

12.6.5 Eine neue Rufgruppe anlegen

Gehen Sie in den Menüpunkt “Routing” -> “Rufgruppen”.

Klicken Sie auf “Neue Rufgruppe hinzufügen”.

1. Geben Sie einen Namen für die Rufgruppe ein.
2. Vergeben Sie eine Rufnummer.
3. Hier können Sie eine Wartemusik auswählen oder “Klingeln statt Musik”.
4. Speichern Sie Ihre Eingaben ab.

1. Hier können Sie die Ziele für die verschiedenen Umleitungsfälle definieren. Die Anrufe können dann auf einen Benutzer, den AB eines Benutzers, auf eine Gruppe, ein andere Warteschlange, ein Sprachmenü oder eine selbst gewählte Nummer (z. B. eine Handynummer) umgeleitet werden.
2. In diesem Feld können Sie die maximale Wartezeit eingeben, die ein Anrufer wartet, bis der Anruf verworfen, zum zentralen Abwurfplatz oder zu einem unter Punkt 1 (Umleitung bei Timeout) gewähltem Ziel geleitet wird.
3. Die Standard Klingeldauer bezieht sich auf die Zeit, die ein Anrufer bei einem Benutzer dieser Rufgruppe klingelt. Diese Zeit in Sekunden wird in der Tabelle der Klingelverzögerung angezeigt und kann beliebig über die Balken verschoben werden.
4. Hier können Sie die Nachtschaltung aktivieren.
5. Hier können Sie eine Script-Erweiterung wählen, welche beim Erreichen dieses Endpoints ausgeführt wird.
6. Speichern Sie Ihre Eingaben ab.

12.6.6 Die Klingelverzögerung bearbeiten

1. Wählen Sie hier die Mitglieder für die Rufgruppe aus und
2. fügen Sie sie über den Plus-Button hinzu.
3. Hier können Sie die Klingeldauer pro Benutzer einstellen. Dazu den Balken beliebig verschieben bzw. auch kürzer oder länger schieben/ziehen
4. Speichern Sie alles ab.

12.7 Die Warteschlangen

12.7.1 Eine neue Warteschlange anlegen und bearbeiten

Gehen Sie in den Menüpunkt “Routing” -> “Warteschlangen”. Hier klicken Sie auf das Feld “Neue Warteschlange”. Wenn Sie schon Warteschlangen angelegt haben, sehen Sie diese darunter aufgeführt. Sie sehen auch auf den ersten Blick welche Wartemusik-Wiedergabeliste und welche Strategie der Anrufverteilung in den Warteschlangen eingestellt ist.

12.7.2 Die allgemeinen Einstellungen vornehmen

• Absteigend: Agenten werden anhand ihres gewählten Levels angerufen.
• Agent mit geringster Gesprächsdauer: Der Agent mit den kürzesten geführten Gesprächen wird angerufen.
• Agent mit wenigsten Anrufen: Der Agent, der am wenigsten telefoniert hat, wird angerufen.
• Alle klingeln: Alle in der Warteschlange eingeloggten Agenten klingelt es gleichzeitig.
• In Reihe der Agentenliste: Wählt die Agenten in der Reihenfolge wie sie angelegt wurden, beginnend bei dem Ersten.
• Längster freier Agent: Der Agent, der am längsten keine Anrufe mehr geführt hat, wird angerufen.
• Round-Robin: Alle Agenten-Telefone klingeln nacheinander.
• Zufällig: Wahllose Auswahl der Agenten.

1. Hier geben Sie die Rufnummer Ihrer Warteschlange ein.
2. In diesem Feld geben Sie den Namen ein.
3. Hier können Sie optional den CID-Präfix eingeben.
4. Der Begrüßungstext ist ebenfalls optional und sollte zur Warteschlange passen.
5. Hier können Sie entweder eine Wartemusik-Wiedergabeliste auswählen oder die Einstellung “nur klingeln” auswählen. Der Anrufer bekommt dann ein einfaches Freizeichen.
6. Hier wählen Sie die Strategie der Anrufverteilung. In kleineren Firmen wird die Strategie “Round Robin” oder “Alle klingeln” häufig angewendet. In Call Centern ist eine Verteilung nach der “Reihenfolge der Agentenliste” oder “Längster freier Agent” sinnvoll.
7. Hier können Sie das Umleitungsziel bei Timeout festlegen. Die Anrufe können dann auf einen Benutzer, den AB eines Benutzers, auf eine Gruppe, ein andere Warteschlange, ein Sprachmenü oder eine selbst gewählte Nummer (z. B. eine Handynummer) umgeleitet werden.
8. Umleitung, wenn keine Agenten mehr angemeldet sind: Die Anrufe können dann auf einen Benutzer, den AB eines Benutzers, auf eine Gruppe, ein andere Warteschlange, ein Sprachmenü oder eine selbst gewählte Nummer (z. B. eine Handynummer) umgeleitet werden.

12.7.3 Die Benutzer der Warteschlange zuordnen

1. Hier wählen Sie aus der Dropdown den Benutzer aus.
2. Wenn Sie das Feld “Fest eingeloggt” anhaken, wird der Benutzer als statischer Agenten in die Warteschlange eingeloggt. Bleibt das Feld inaktiv, kann sich der Benutzer als dynamischer Agent selbst aus der Warteschlange ein- und ausloggen (über “Einstellungen” -> “Meine Telefone” oder per Funktionscode *5Warteschlange). Ist der Benutzer nicht eingeloggt, klingelt sein Telefon bei Anrufen auf die Warteschlange nicht mit.
3. In dieser Box können Sie zwischen 1-10 ein Level auswählen. Diesem ist dann der Benutzer zugeordnet.
4. Hier können Sie noch die Position eingeben die der Benutzer innerhalb des Levels bekommen soll. Das Level und die Position sind optionale Einstellungen, Sie können die Felder auch leer lassen.
5. Hier können Sie die Klingeldauer pro Agent einstellen.
6. Am Ende der Zeile auf das Plus klicken, um den Benutzer hinzuzufügen. In der nächsten Zeile erscheint dann wieder eine Dropdown mit allen verfügbaren Benutzern des Telefonsystems.

12.7.4 Die Externen Agenten der Warteschlange zuordnen

12.7.5 Erweiterte Funktionen für Warteschlangen definieren

1. Hier können Sie die maximale Wartezeit eingeben, die ein Anrufer wartet. Ist die Zeit überschritten, greift das Timeout und der Anruf geht entweder auf das Ziel der Timeout-Rufumleitung (einzustellen in der Warteschlangen-Konfiguration) oder der Anruf geht auf den zentralen Abwurfplatz im System (sofern eingerichtet) oder er wird beendet.
2. Wie in Punkt 1 geben Sie hier die Zeit in Sekunden ein, für den Fall, dass kein Agent erreichbar ist.
3. Die Anrufer können, wenn Sie das Feld aktiviert haben, auch warten, wenn kein Agent angemeldet ist.
4. In diesem Feld können Sie die maximale Wartezeit definieren, die ein Anrufer wartet, wenn kein Agent angemeldet ist.
5. Level für Anrufverteilung: Dies bezieht sich auf die Level, die Sie zuvor bei den zugeordneten Benutzern und Externen Agenten, eingegeben haben. Wenn Sie das Feld aktivieren, werden die Level verwendet.
6. Hier können Sie die Zeit (in Sekunden) eintragen die pro Level gewartet wird, bevor man in das nächste kommt.
7. Ist dieses Feld aktiviert, wird in jedem Level gewartet, z. B. auch wenn kein Agent dieses Level bedient. Wenn das Feld nicht aktiviert ist, wird erst in dem Level wieder gewartet, für das es auch einen Agenten gibt.
8. Wenn das System sich die Position merken soll - dann aktivieren Sie dieses Feld und lassen dafür Nr. 9 frei.
9. Hier können Sie die Anzahl von Sekunden eingeben, nach denen die Anruferposition vergessen wird.
10. Zeitbasierter Punktestand: Unterscheidung System/Warteschlange.
11. Hier können Sie eine Script-Erweiterung wählen.

12.7.6 Die Agenten im Phonalisa Telefonsystem

12.7.7 Die Statischen Agenten

12.7.8 Die Dynamischen Agenten

Ein dynamischer Agent kann sich jederzeit in eine Warteschlange einloggen. Bitte beachten Sie, dass dazu der Haken im Feld “Fest eingeloggt”, der jeweiligen Warteschlagen nicht gesetzt sein darf. Ein Beispiel hierzu finden Sie im Kapitel 12.7.3↑. Diese Mitgliedschaft in der Warteschlange ist allerdings nur temporär und wird beim Abmelden des Endgerätes automatisch aufgelöst. Das bedeutet, dass sich der Benutzer nach dem erneuten Anmelden am Endgerät erneut in der Warteschlange einloggen muss.



Die verwendeten Funktionscodes sind:
*5Warteschlange: Einloggen in eine Warteschlange
*5Warteschlange*: Ausloggen aus einer spezifischen Warteschlange

Sie haben nicht die Möglichkeit, dynamische und statische Agenten an einem Endgerät gleichzeitig zu benutzen.

12.7.9 Die Externen Agenten

1. Geben Sie hier den Namen des Externen Agenten ein.
2. In dieses Feld geben Sie die Rufnummer (Festnetz, Handy oder die interne Durchwahl) ein.
3. Dieses Feld können Sie aktivieren, wenn Sie den Agenten sofort online nehmen möchten. Wenn Sie dies nicht möchten, deaktivieren Sie das Feld. Die Agenten werden dann als “offline” markiert.
4. Die PIN ist eine optionale Einstellung.
5. Zum Schluss die Eingabe abspeichern.
6. Speichern Sie Ihre Eingaben ab.

Wie Sie einen Externen Agenten einer Warteschlange zuordnen erfahren Sie im Punkt 12.7.4↑.

Den Status eines externen Agenten wechseln

12.8 Die Anlagenkopplung

12.8.1 Mehrere Standorte verbinden

1. Geben Sie den Namen ein (z. B. Standort der externen Anlage).
2. Hier geben Sie das Präfix ein. Dieser ist frei wählbar. Er dient als “Vorwahl” vor der Nummer des anderen Standortes.
3. Hier können Sie einen eigenes Präfix hinterlegen. Dieser wird bei eingehenden Anrufen über den Anlagenverbund abgeschnitten.
4. Bestimmen Sie den Typ. Sie haben die Wahl aus “Statisch” (keine Registrierung), “Externer Host registriert sich an dieser Anlage” (B -> A), “Diese Anlage registriert sich beim externen Host” (A -> B). Wenn sich eine Anlage zu Ihnen verbindet brauchen Sie keinen Host eingeben, das übernimmt dann die andere Anlage.
5. Der Host ist die Gegenseite/ das Ziel.
6. Der Benutzername und
7. das Passwort müssen mit der Gegenseite übereinstimmen.
8. Speichern Sie die Angaben.

Die Experteneinstellungen:

1. Hier aktivieren Sie die Funktion “SIP über TCP benutzen”.
2. Hier können Sie die Sprach/Videocodec(s) und deren Reihenfolge wählen.
3. Hier können Sie eine Script-Erweiterung wählen.
   

In der Tabelle ist die Anlage aufgeführt und registriert.



Der Kollege der externen Anlage nimmt folgende Konfiguration vor:

1. Er gibt den Namen der externen Anlage ein.
2. Er setzt den fremdes Präfix.
3. Er wählt den Typ “Statisch”.
4. Hier gibt er den Host der externen Anlage ein.
5. Der Benutzername und das Passwort müssen mit der anderen Anlage übereinstimmen.
6. Eingabe speichern.

Aufbau Anruf:
Die Anlage A mit Präfix 608000 will die Anlage B mit Präfix 608001 anrufen. In der Anlage A befindet sich ein Benutzer mit der Nebenstelle 25, in der Anlage B ein Benutzer mit der Nebenstelle 40. Nun wählt die Anlage A 608001-40, um mit dem Benutzer der Nebenstelle 40 zu sprechen. Die Anlage B würde 608000-25 wählen, um mit dem Benutzer 25 von Anlage A zu sprechen.
Anstatt der Nebenstelle kann auch ein Konferenzraum, ein Sprachmenü, eine Gruppe oder eine Warteschlange in der externen Anlage angerufen werden.

12.9 Die Script-Erweiterung

12.9.1 Die Verwendung der Script-Erweiterungen

12.9.2 Das Anlegen einer Script-Erweiterung

1. Hier können Sie einen Namen für Ihre Script-Erweiterung festlegen.
2. In diesem Feld können Sie der Script-Erweiterung eine Nebenstelle zuweisen.

12.9.3 Eine Script-Erweiterung bearbeiten

1. Hier können Sie, wenn gewünscht, den Namen und die Nebenstelle Ihrer Script-Erweiterung nachträglich anpassen.
2. In diesem Bereich finden Sie ein Editorfeld in das Sie Ihr Java Scripte eintragen können. Dieses wird später beim Aufrufen des Scriptes ausgeführt. Das Editorfeld verfügt zu dem über eine Autovervollständigung, welche mit “Strg + Leertaste” aufgerufen werden kann.
3. Mit Hilfe des Speichern-Buttons können Sie Ihr Projekt speichern oder im Falle von umfangreicheren Skripten zwischenspeichern, da die Seite nach dem Klick nicht automatisch verlassen wird.
   

13 Die System-Einstellungen

13.1 Die System-Übersicht

Die System-Übersicht bietet Ihnen einen tabellarischen Überblick der wichtigsten Daten Ihrer Phonalisa. Sie zeigt Ihnen Informationen zur Version, den aktuellen Systemstatus und einen kurzen Abriss der Systemstatistiken.

13.1.1 Die Versionsübersicht

1. Die Versionsnummer verrät Ihnen auf welchem Stand sich Ihre Phonalisa gerade befindet.
2. In dieser Zeile finden Sie das Veröffentlichungsdatum Ihrer Version.
3. Der Release Branch zeigt an, auf welchem Branch ihre derzeit verwendete Version basiert.
4. Die Release Commit ID gibt Auskunft über den letzten Commit der Phonalisa-Version. Diese wird besonders bei Supportanfragen hilfreich sein, da anhand der Commit ID der Zeitpunkt und die Art der letzten Änderungen schnell festgestellt werden kann.
   

13.1.2 Der aktuelle Systemstatus

1. Hier finden Sie die aktuelle Anzahl der Benutzer Ihrer Anlage.
2. In dieser Zeile erhalten Sie eine Auskunft über die Anzahl der aktiven SIP-Accounts.
3. Unter diesem Punkt sehen Sie die Anzahl der Gateways Ihrer Phonalisa.
4. In diesem Bereich wird Ihnen die Anzahl registrierter Gateways angezeigt.
   

13.1.3 Die Statistik

Die Statistik gibt Ihnen eine kurze Auskunft darüber, wie viele Anrufe pro Jahr auf Benutzer oder Warteschlangen Ihrer Phonalisa eingegangen sind. Eine detailliertere Aufschlüsselung dieser Daten finden Sie im Kapitel 8↑ Die Statistik.

13.1.4 Die Repositories

13.1.5 Die System-Jobs verwalten

In den System-Jobs sehen Sie die Telefone die z. B. gerade eine Konfiguration durchlaufen bzw. das Provisiong neuladen. Bitte beachten Sie, dass es zum Teil zu Verzögerungen kommen kann, wenn sehr viele Jobs ausgelöst wurden.

Im Beispiel sehen Sie, dass bei einem tiptel gerade das Provisionieren ausgelöst wurde.



Folgende Status gibt es:
“Läuft”, “Beendet”, “Ausgelöst”, “Eingesetzt”, “Muss neu ausgelöst werden”, “Fehlgeschlagen”

13.1.6 Die System-Alarme

Die Übersicht der System-Alarme

1. Hier sehen Sie das Level, welches vom Info-Status über Warnung bis hin zu Fehlern oder sogar kritischen bzw. fatalen Abstürzen reicht.
2. In dieser Spalte sehen Sie an welchem Tag und um welche Uhrzeit ein Ereignis auftrat.
3. Die Komponente gibt Ihnen Aufschluss darüber, wo genau im System etwas passiert ist.
4. Unter Kurzbeschreibung erhalten Sie eine erste Zusammenfassung des Ereignisses.
5. Hier können Sie festlegen wieviele Einträge pro Seite angezeigt werden sollen.
6. Mit Hilfe der Lupe gelange Sie zur Detailansicht.
7. Über die Mülltonne können Sie einzelne Einträge aus der List löschen.
8. Mit einem Klick auf den Button "Alle Alarme löschen", können Sie die gesamte Liste leeren.

Die Detailansicht

In der Kopfzeile sehen Sie noch einmal den Text aus der Kurzbeschreibung des gewählten Eintrages. Weiter unten finden Sie dann eine detaillierte Log-Ausgabe des aufgetretenen Ereignisses. Im Beispiel sehen Sie, dass ein Anruf in das Mobilfunknetz nicht vermittelt werden konnte, da in den ausgehenden Routen keine passende Regel festgelegt wurde. Nachdem die Warnung aufgetreten ist, wurde der Anruf vom Call Router mit einem Aufruf der Hangup-Funktion schließlich beendet.

13.1.7 Die Dienste (Debian/Appliance)

1. In dieser Spalte finden Sie den Status jedes einzelnen Dienstes. Er zeigt Ihnen an, ob ein Dienst gerade "Läuft", "Nicht läuft" oder gerade "Startet".
2. Mit Hilfe der Button "Dienst neu starten" können Sie die einzelnen Dienste neu starten.
3. Hier finden Sie die Bezeichnung der einzelnen Dienste.
4. Im unteren Bereich erhalten Sie die Möglichkeit die gesamte Phonalisa per Knopfdruck neu zu starten oder herunterzufahren.

Die Dienste im Überblick

13.2 Die Systemeinstellungen

1. Hier können Sie den Namen Ihrer Phonalisa eingeben. Dieser steht dann oben im Browserfenster. Diese Funktion dient auch der Unterscheidung wenn Sie mehrere Phonalisa Telefonsysteme betreuen.
2. In der Dropdown finden Sie alle Zeitzonen aufgeführt.
3. Sie können aus 3 verschiedenen Datumsformaten wählen. Die Formate sind: Tag.Monat.Jahr, Jahr.Monat.Tag, Monat.Tag.Jahr. Die gewählte Einstellung finden Sie dann z. B. auf dem Dashboard oder im Kalender wieder.
4. Das Zeitformat bietet Ihnen 2 verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. Das 24h Zeitformat und das 12h (am/pm) Zeitformat. Je nach Ihren Gewohnheiten können Sie das Zeitformat auswählen.
5. Hier können Sie die Standard-Systemsprache festlegen.
6. Das Namensschema ist auch eine nette Zusatzfunktion. Je nachdem wie Sie die Namen in der Phonalisa angezeigt haben möchten, können Sie die Dropdown entsprechend bearbeiten. In den kleineren Zwischenfeldern können Sie verschiedene Satzzeichen eingeben, um die Angaben voneinander zu trennen. Mögliche Eingaben: Titel. Vorname Nachname - Firma oder Firma, Titel. Vorname Nachname oder V. Nachname, Firma. Diese Einstellung wird auf dem Dashboard und im Kollegenmonitor übernommen.
7. Hier können Sie einen Standard-PIN für neue Benutzer festlegen.
8. Hier können Sie ein Standard-Passwort für neue Benutzer festlegen.
9. Mit Hilfe dieser Checkbox können Sie den Kollegenmonitor global aktivieren bzw. deaktivieren. Dies kann im Fall von Gruppen mit vielen Benutzern dazu dienen Ressourcen zu sparen.
10. Das Aussehen können Sie hier auch verändern. Sie können derzeit aus 5 verschiedenen Designs das Aussehen auswählen. Hier wird es naher Zukunft bald noch mehr Themes geben.

13.2.1 Die Farb-Schemas

Folgende Farbanpassungen stehen zur Auswahl:

Aqua Thunder

Bloody Thunder

Ocean

Blueberry Soda

Default

Green Rain

Bloody Rain

Earth Colors

Pink Smile

Phantom

Jungle

Blue Universe

Colored Universe

Red Universe

Sunrise

13.2.2 Der Rufnummernplan

13.2.3 Die Provisioning-Werte setzen

13.2.4 Das System

13.2.5 Die Messaging-Einstellungen bearbeiten

Zum Bearbeiten der Messaging-Einstellungen gehen Sie in den Menüpunkt “System” -> “Einstellungen” und dann auf den Reiter “Messaging”.

Option	Wert	Standard	Beschreibung
XMPP / Jabber Domain	phonalisa.my-wan.de	phonalisa.local	Geben Sie hier Ihre XMPP / Jabber-Domain an.
SMTP-Server für ausgehende E-Mails	smtp.phonalisa.de	smtp.phonalisa.de	Geben Sie hier Ihren Mailserver an.
SMTP-Port	25	25	Geben Sie hier Ihren SMTP-Port an.
Authentifizierung für den E-Mailversand nutzen?	[X]	[X]	Wenn Sie diese Option aktivieren wird die SMTP-Authentifizierung genutzt.
SMTP-Username	fax@phonalisa.de		Hier bitte den Benutzernamen für den SMTP-Server angeben.
SMTP-Passwort			Hier bitte das Passwort für den SMTP-Server angeben.
TLS für den E-Mailversand nutzen?	[X]	[X]	Wenn Sie diese Option aktivieren wird die TLS-Verschlüsselung für SMTP genutzt.
TLS Zertifikatscheck aktivieren?	[ ]	[ ]	Wenn Sie diese Option aktivieren wird der TLS-Zertifikatscheck der Verschlüsselung für SMTP genutzt.
System E-Mail-Name für automatisch generierte Mails (Absender)	Phonalisa PRODUKTIV	Phonalisa Telefonanlage	Hier können Sie den Absendername festlegen, der bei versendeten E-Mails angezeigt wird.
System E-Mail-Adresse für automatisch generierte Mails (Absender)	noreply@phonalisa.de	noreply@ phonalisa.de	Hier können Sie die Absenderadresse festlegen, die bei versendeten E-Mails angezeigt wird.
Willkommen-E-Mail an neuen Benutzer verschicken	[X]	[X]	Hiermit wird das Versenden der Willkommen-E-Mail an neue Benutzer aktiviert oder deaktiviert. Die E-Mail enthält die Login-Daten.
Fax-Kopf Text	Musterfirma GmbH		Dieser Text wird im Fax Kopf des Faxgerätes angezeigt zu dem ein Fax versendet wird (linke Spalte im Kopf). Bitte beachten Sie, dass Umlaute ggf. nicht richtig übertragen werden können.
Fax-Kopf-Rufnummer	+4936424760833		Diese Rufnummer wird im Fax Kopf des Faxgerätes angezeigt zu dem ein Fax versendet wird (rechte Spalte im Kopf).

Um zu testen, ob die Einstellungen zum E-Mail Versand korrekt sind, können Sie eine Test-E-Mail versenden. Geben Sie dazu einfach Ihre E-Mail-Adresse in das Feld ein und klicken Sie auf Senden.


Wenn alles funktioniert bekommen Sie umgehend eine E-Mail zugeschickt, die wie folgt aussieht:

13.2.6 Die Proxy-Werte setzen

13.2.7 Die SIP-Einstellungen vornehmen

13.2.8 Die RTP-Einstellungen vornehmen

13.3 Die Zeitprofile

13.3.1 Ein Zeitprofil mit Datumsregeln anlegen

1. Geben Sie einen Namen und ggf. eine Beschreibung ein.
2. Klicken Sie auf das Plus.
   
   
   

   
   

   
   
3. Wählen Sie das Datum aus. Mit den Pfeilen können Sie die Monate vor und zurück blättern.
   
   
   
   
4. Nun bestimmen Sie die Uhrzeit -> zuerst die Stunde, danach die Minuten.
   
   
   

Anschließend verfahren Sie für das Enddatum gleichermaßen. Sie können dann einfach jeweils auf das Plus klicken und ein weiteres Datum auswählen (die Anzahl ist nicht begrenzt).

Im Beispiel wird das fertige Zeitprofil “Oster- und Sommerferien” mit Datumsregeln gezeigt.

13.3.2 Ein Zeitprofil mit Wochenregeln anlegen

1. Geben Sie einen Namen und ggf. eine Beschreibung ein.
2. Klicken Sie auf “Neue Wochenregel hinzufügen” und bestimmen Sie die Wochentage.
3. Klicken Sie in das Zeitfeld oder auf die Uhr und geben Sie die Anfangszeit ein.
   
   
   
   

   
   

4. Bestimmen Sie die Endzeit für diese Wochenregel.
   
   
   
   

   
   

Nun klicken Sie einfach jeweils auf das Plus und wählen neue Wochentage und die Uhrzeiten aus.

Im Beispiel wird das Zeitprofil “Außerhalb der Geschäftszeiten” erläutert. Sie können beliebig das Zeitprofil editieren oder zusätzliche Regeln hinzufügen.

13.4 Die System-Ansagen

• Rufumleitungen (für AB-Texte, Ansagen)
• Begrüßungstext in Warteschlangen
• Begrüßungstext beim Betreten des Konferenzraumes
• sämtliche Sprachtexte im Sprachmenü
• Ansage vor Melden jeweils intern/extern

13.4.1 Eine Systemansage anlegen

1. Geben Sie einen Namen und ggf. eine Beschreibung ein. Wenn Sie keinen Namen eingeben, wird der Name der Datei gesetzt bzw. bei einer selbst aufgesprochenen Ansage der Name “record” gesetzt.
2. Zum Hochladen einer Datei klicken Sie auf “Datei auswählen”.
3. Um die Ansage selbst am Telefon aufsprechen zu können, klicken Sie auf “Aufnahme starten”. Wichtig ist: Wenn Sie als Admin angemeldet sind, müssen Sie sich zu dem Nutzer machen für den Sie oder der Nutzer selbst die Ansage aufsprechen möchten. Es klingelt immer das Telefon, welches Ihnen als Benutzer zugewiesen ist.
4. Hier können Sie noch den passenden Anwendungsfall für die Ansage auswählen.
   
   
   
   
   

   
   

5. Wählen Sie aus der Auflistung aus, wo Ihre Ansage angewendet werden soll. Überall da wo Sie den Haken nicht setzen, wird die Ansage als Auswahl nicht mit aufgeführt.
6. Speichern Sie alles ab.
   
   
   
   

13.5 Die Wartemusik/Haltemusik

13.5.1 Die Wartemusik-Wiedergabelisten anlegen

1. Um eine neue Wiedergabeliste anzulegen, klicken Sie auf den Button. Im nun geöffneten Fenster geben Sie den Namen der Liste und ggf. eine Beschreibung ein. Speichern.

13.5.2 Die Wartemusik-Titel zuordnen

Sie sehen die angelegten Wiedergabelisten aufgeführt. Klicken Sie nun auf den Button, um Musiktitel der Liste zuzuordnen.

1. Klicken Sie auf den Button um einen neuen Musiktitel hochzuladen. Im nun geöffneten Fenster können Sie einen Namen und eine Beschreibung eingeben. Wählen Sie aus Ihren Dateien den Musiktitel (.wav-Datei) aus und klicken Sie auf hochladen. Wenn Sie keinen Namen eingegeben haben und abspeichern, wird der Dateiname als Musiktitel gesetzt.
2. Hier haben Sie eine Übersicht, welche Musiktitel der Wiedergabeliste zugeordnet sind.
3. Mit Klick auf die Bearbeiten-Button können Sie den Namen, den Beschreibungstext oder die Datei verändern. Zum Löschen des Musiktitels können Sie auf den Löschen-Button klicken.

13.6 Die Backup- und Restore-Funktion

1. Hier können Sie ein Backup auf Ihre Phonalisa hochladen.
2. Unter diesem Punkt können Sie ein Backup des Ist-Zustandes Ihrer Datenbank erstellen.
3. Der "Suche"-Button blendet im Tabellenkopf Suchfelder einen, welche es Ihnen ermöglichen die jeweilige Spalte nach bestimmten Backups zu durchsuchen.
4. Mit dem Button "Auf Werkseinstellungen zurücksetzen" können Sie Ihre Phonalisa, nach vorheriger Bestätigung, auf den Stand der Inbetriebnahme zurücksetzen.
5. Mittels des Wiederherstellen-Buttons können Sie zu einem der früheren Systemstände aus der Tabelle zurückkehren.
6. Hiermit können Sie das jeweilige Backup herunterladen.
7. Falls ein Backup nicht mehr benötigt wird, so können Sie dieses mit Hilfe der Mülltonne entfernen.
   

13.7 Ein neues Backup erstellen

 

13.7.1 Ein Phonalisa-Backup-File hochladen

Sollten Sie, z. B. nach Umstellung bzw. Erneuerung der Hardware, ein Backup-File in Ihre aktuelle Phonalisa einspielen wollen, so können Sie nach einem Klick auf "Phonalisa-Backup-File hochladen" eine Backupdatei auswählen und hochladen.

13.7.2 Die Wiederherstellung eines Backup

 

13.7.3 Das Zurücksetzen der Phonalisa auf Werkseinstellungen

Um Phonalisa auf Werkseinstellungen zurückzusetzen, klicken Sie bitte den Button "Auf Werkseinstellungen zurücksetzen" und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Lesen Sie sich den Hinweis im Fenster bitte genau durch. Diese Funktion stellt den Zustand vor der ersten Ausführung des Einrichtungsassistenten (Wizards) wieder her. Dies bewirkt eine komplette Löschung der Datenbank und auch der darin enthaltenen Lizenz. Legen Sie bitte vor dem Zurücksetzen zur Sicherheit ein Backup an, da diese Daten vom Prozess unberührt bleiben.

13.8 Die Lizenzverwaltung

13.9 Die Verbindungsdaten verwalten

1. Hier sehen Sie das genau Datum und die Uhrzeit des Anrufes.
2. Woher der Anruf kommt - verrät die Quelle.
3. Wohin der Anruf gehen soll/ging, zeigt das Ziel.
4. Hier sehen Sie den Typ. War der Anruf “Erfolgreich”, wurde er weitergeleitet usw.
5. Die Dauer des Gespräches. Wenn der Anruf z. B. auf ein Handy weitergeleitet wurde sieht man hier keine Dauer, da das Gespräch erfolgreich an das Handy überging.
6. Das ist die Durchwahl, die intern angesprochen wurde.
7. Wenn Sie auf die Lupe klicken öffnet sich der gesamte Rufaufbau mit allen einzelnen Details in einer umfassenden Übersicht. Sie können dann bei einem Fehler Punkt für Punkt analysieren, was - wann - wo passiert ist.

13.10 Die Log-Anzeige

1. Hier können Sie sich den Log im Vollbild-Modus anzeigen lassen.
2. Sollten schon Werte im Fenster angezeigt werden, können Sie mit diesem Button die Angaben im Bildschirm löschen.
3. Bei vielen Werten im Log oder wenn Sie das Loglevel verändert haben, können Sie zusätzlich noch den Cache leeren.
4. Wählen Sie hier das Loglevel aus. Sie können wählen zwischen Debug (Fehlersuche), Verbose (ausführliche Anzeige der Werte), Warning (Anzeige von Warnungen), Error (Anzeige von Fehlern und Störungen).
5. Bildschirm/Anzeigefläche die sich abhängig von der Auswahl (2-4) verändert.

13.11 Das Systemupdate

1. Die Statusmeldung informiert Sie immer über den aktuellen Update-Status. Sie zeigt Ihnen an, ob Updates verfügbar sind, Ihre Anlage auf dem neuesten Stand ist oder informiert Sie über aufgetretene Fehler.
2. Diese Tabelle gibt Ihnen Auskunft über die derzeit auf Ihrem System installierte Phonalisa Version.
3. In dieser Übersicht finden Sie alle wichtigen Informationen zum neuesten Update.
4. Klicken Sie auf den Button "System-Update durchführen", um das neueste Update zu installieren.

13.11.1 Die aktuelle Versionsübersicht

1. Die erste Zeile zeigt Ihnen die Versionsnummer Ihrer Phonalisa.
2. Hier finden Sie die aktuelle Version der Appliance.
3. In dieser Zeile sehen Sie, wann das letzte Mal nach Updates gesucht wurde. Mit Hilfe des Buttons können Sie eine neue Suche starten.

13.11.2 Die Übersicht der Update-Version

1. In den Release Notes finden Sie nähere Informationen über die im Update enthaltenen Funktionen und Bugfixes.
2. Die Appliance Version gibt Ihnen Auskunft über die in diesem Update enthaltene Version des Betriebssystems.
3. Hier wird Ihnen die Phonalisa Version des Updates angezeigt.
4. Das Releasedatum zeigt Ihnen wann das neueste Update erschienen ist.

13.11.3 Ein Systemupdate durchführen

1. Prüfen Sie als erstes ob neue Updates zur Verfügung stehen.
   
   
2. Klicken Sie danach auf "System-Update durchführen".
   
   
3. Bevor Sie das Systemupdate starten, sollten Sie ein Backup erstellen. Mit Hilfe des Buttons "Zur Backup-Verwaltung" (2) gelangen Sie in das Modul "Backup/Restore". Andernfalls klicken Sie auf "System-Update durchführen" (1) und fahren Sie bitte unter Punkt 5 fort.
   
   

   
   

4. Erstellen Sie im Modul "Backup/Restore" (1) ein neues Backup (2) Ihrer Datenbank. Nähere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 13.6↑.
   
   
5. Klicken Sie anschließend auf den Button "System-Update durchführen" um das Update zu starten.
   
   

   
   

6. Nun werden Sie auf eine Seite weitergeleitet, auf der Ihnen der aktuelle Installationsstatus angezeigt wird. Hier sehen Sie, welches Paket gerade installiert wird und dessen Installationsfortschritt.
   
   
7. Nach Beendigung des Updates führen Sie bitte einen Neustart Ihres Systems durch, damit die Änderungen wirksam werden. Sollten Sie die Anlage allerdings zu einem späteren Zeitpunkt neu starten wollen, da zum Beispiel noch nicht alle Telefonate beendet wurden, klicken Sie bitte auf "Angemeldet bleiben".
   
   

14 Das Netzwerk

14.1 Der Netzwerk-Adapter

Der Netzwerk-Adapter unterstützt Sie in der Debian- und Appliance-Version der Phonalisa bei der Konfiguration Ihrer Netzwerkeinstellungen. Die Änderungen die Sie hier vornehmen, werden sofort in den jeweiligen Dateien des Betriebssystems sowie den Systemeinstellungen der Phonalisa übernommen.

14.1.1 Die Übersicht der Netzwerk-Adapter

1. Hier finden Sie die Bezeichnung des Adapters.
2. In dieser Spalte finden Sie die IP-Adresse des jeweiligen Netzwerk-Adapters.
3. Die verwendete Netzwerkmaske sehen Sie hier.
4. Die IP-Adresse des Gateways wird Ihnen in dieser Spalte angezeigt.
5. In dieser Spalte finden Sie die IP-Adresse des zugehörigen DNS.
6. Hier sehen Sie, ob als Adapter der primäre Netzwerk-Adapter ausgewählt wurde.
7. In dieser Dropdown können Sie auswählen, wie viele Elemente pro Seite angezeigt werden.
8. Mit einem Klick auf den Stift können Sie den ausgewählten Netzwerk-Adapter konfigurieren.

14.1.2 Einen Netzwerk-Adapter konfigurieren

1. Hier können Sie die IP-Adresse des Netzwerk-Adapters ändern.
2. In dieses Feld können Sie die zu verwendende Netzwerkmaske eintragen.
3. Hier tragen Sie bitte die IP-Adresse des verwendeten Gateways ein.
4. Die IP des "Domain Name System" oder kurz DNS tragen Sie bitte in dieses Feld ein.
5. Sollten Sie mehrere Netzwerk-Adapter besitzen, so können Sie diese Checkbox aktivieren, um den Netzwerk-Adapter zum primären Netzwerk-Adapter zu machen. Bitte beachten Sie, dass hierfür allerdings ein Neustart notwendig ist.
6. Mit einem Klick auf den Speichern-Button übernehmen Sie die vorgenommenen Änderungen. Die Änderungen werden danach sofort in den Systemeinstellungen der Phonalisa übernommen, ohne das noch Anpassungen per Hand vorgenommen werden müssen.

14.2 Die Firewall

Das Firewall-Modul ist ein Sicherungssystem, welches für die Debian- und Appliance-Version der Phonalisa verfügbar ist. Es dient dazu den Netzwerkzugriff der Phonalisa, basierend auf Absender oder Ziel und genutzten Diensten, zu beschränken. Mit seiner Hilfe können Sie die Phonalisa vor unerwünschten Netzwerkzugriffen schützt und den Zugriff auf bestimmte Hosts bzw. Netze verhindern. Das Modul gibt Ihnen ebenfalls eine Übersicht geblockter Hosts, welche z. B. auf Grund zu vieler fehlgeschlagener Anmeldeversuche gesperrt wurden.

14.2.1 Die Elemente der Firewall

1. Mit diesem Button gelangen Sie zur Konfiguration der eingehenden Regeln.
2. Über diesen Button kommen Sie zu den ausgehenden Regeln.
3. Zur Liste der bereits geblockten Hosts gelangen Sie mit Hilfe dieses Buttons.
4. Mit einem Klick auf diesen Button können Sie die Firewall aktivieren oder deaktivieren.

14.2.2 Die eingehenden und ausgehenden Regeln

1. In dieser Spalte sehen Sie, ob die jeweilige Regel aktiviert oder deaktiviert ist.
2. Mit Hilfe der Dropdown können Sie das verwendete Protokoll auswählen.
3. Hier stehen Ihnen die Protokolle TCP, UDP und ICMP zur Verfügung. Sollten Sie den Stern auswählen, so trifft die Regel für alle Protokolle zu. Tragen Sie hier den Quellhost bzw. das Quellnetz ein, für das diese Regel gelten soll.
4. Den zum Quellhost bzw. -netz gehörenden Port können Sie hier eintragen. Dabei können Sie mit Hilfe des Bindestrichs Bereiche angeben oder mittels Stern alle Ports auswählen.
5. Wie im Punkt 3 können Sie hier Zielhost bzw. -netz eintragen.
6. Der Ziel-Port kann hier, unter Verwendung der gleichen Regeln wie in Punkt 4, angegeben werden.
7. Mittels der Dropdown in dieser Spalte können Sie eine Aktion für die Regeln wählen. Sie können hier entscheiden, ob die Verbindung blockiert wird oder ob ausschließlich in dieser Regel definierte Verbindungen akzeptiert werden.
8. In dieses Feld können Sie einen Beschreibungstext für Ihre Regel eintragen.
9. Mit Hilfe der Mülltonne können Sie eine Regel löschen.

14.2.3 Die geblockten Hosts

• Zu viele fehlgeschlagene SIP-Anrufe
• Zu viele fehlgeschlagene SIP-Registrierungen
• Zu viele fehlgeschlagene WebGUI-Anmeldungen

1. Die IP-Adressen der geblockten Hosts finden Sie in dieser Spalte.
2. In dieser Spalte sehen Sie, wann der Host geblockt wurde.
3. Hier finden Sie den Grund für die Sperrung des Hosts.
4. In dieser Dropdown können Sie auswählen, wie viele Hosts pro Seite angezeigt werden.
5. Mit der Mülltonne können Sie den Eintrag löschen und die Sperrung damit wieder aufheben.

14.3 Die Zertifikate

Die Zertifikate sind ein Modul, welches für die Debian- und Appliance-Version der Phonalisa zur Verfügung steht. Sie ermöglicht es Ihnen, eigene Zertifikate für Ihre Phonalisa zu erstellen. Diese können Sie dann in Ihren jeweiligen Browser importieren.

14.3.1 Die Elemente der Zertifikate

1. Hier können Sie bereits erstellte Zertifikate wieder in die Phonalisa hochladen.
2. Mit Hilfe dieses Buttons können Sie ein neues Zertifikat erstellen.
3. In diesem Bereich finden Sie alle Aktionen, welche Sie für die Erstellung und Verwaltung der Zertifizierungsstelle (CA) benötigen.
4. Mit einem Klick auf diesen Button gelangen Sie zum Bereich "CA verwalten".
5. Über das Download-Feld können Sie eine angelegte CA herunterladen.

1. In dieser Spalte finden Sie den Ländercode des Zertifikates.
2. Hier wird Ihnen das im Zertifikat eingetragene Bundesland bzw. der Bundesstaat angezeigt.
3. Die im Zertifikat angegebene Stadt finden Sie hier.
4. Die Firma, für die das Zertifikat angelegt wurde, wird Ihnen in dieser Spalte angezeigt.
5. Hier finden Sie die im Zertifikat hinterlegte Abteilung.
6. Unter Common Name finden Sie den Hostname, für den das Zertifikat erstellt wurde.
7. Die beim Erstellen des Zertifikats hinterlegte E-Mail-Adresse finden Sie hier.
8. In dieser Dropdown können Sie auswählen, wie viele Elemente pro Seite angezeigt werden sollen.
9. Mit Hilfe dieser Button (von links nach rechts) können Sie die einzelnen Zertifikate herunterladen, bearbeiten oder löschen.

14.3.2 Das Anlegen einer CA (Zertifizierungsstelle)

Um ein Zertifikat erstellen zu können, müssen Sie zuerst eine CA oder Zertifizierungsstelle erstellen. Diese wird für das Wurzelzertifikat benötigt, auf das dann alle erstellten Zertifikate zurückzuführen sind.
Geben Sie zum Anlegen der Zertifizierungsstelle bitte ein sicheres Passwort ein (1), welches Ihnen als privater Schlüssel dient. In den nachfolgenden Feldern tragen Sie dann bitte die Adressdaten der gewünschten CA ein (Felder 2-6 und 8). Bitte beachten Sie, dass Sie in Feld 2 einen zweistelligen Ländercode nach ISO 3166 verwenden müssen. In Feld 7 hinterlegen Sie bitte unter Common Name den unter DNS-Server angegebenen Domainnamen.
Haben Sie alle Felder ausgefüllt, so klicken Sie bitte auf "Speichern".

14.3.3 Das Erstellen eines Zertifikats

Geben Sie zum Anlegen des Zertifikates bitte das Passwort ein, welches Sie beim Anlegen der Zertifizierungsstelle verwendet haben(1). In den nachfolgenden Feldern tragen Sie dann bitte die Adressdaten für das Zertifikat ein (Felder 2-6 und 8). Bitte beachten Sie, dass Sie in Feld 2 einen zweistelligen Ländercode nach ISO 3166 verwenden müssen. In Feld 7 hinterlegen Sie bitte den unter DNS-Server angegebenen Domainnamen mit der Subdomain pbx.



Haben Sie alle Felder ausgefüllt, so können Sie im Reiter “Anwendungsfälle” auswählen, für welches Szenario das Zertifikat verwendet werden soll. Zur Zeit sind hier nur Web Server (1) und Voip Server (2) auswählbar. Diese Liste wird aber in Kürze erweitert. Klicken Sie zum Schluss bitte auf “Speichern”, um das neue Zertifikat anzulegen.

14.3.4 Ein Zertifikat hochladen

Sollten Sie bereits ein Zertifikat für Ihre Anlage besitzen, so können Sie dieses hier wieder einbinden. Um dieses Zertifikat hochzuladen, klicken Sie auf "Datei auswählen" und wählen anschließend die .pem-Datei aus.



Haben Sie die Datei hochgeladen, so können Sie unter Anwendungsfälle auswählen, für welches Szenario das Zertifikat verwendet werden soll. Klicken Sie zum Schluss bitte auf "Speichern", um das neue Zertifikat hochzuladen.

14.3.5 Das Aktivieren eines Zertifikats unter OS X in Safari und Chrome

1. Die Zertifikate werden unter OS X im Schlüsselbund verwaltet. Diesen finden Sie auf Ihrem Mac unter Programme im Ordner Dienstprogramme. Hier können Sie nun ein Zertifikat, welches Sie zuvor auf der Phonalisa erstellt und danach auf Ihren Rechner heruntergeladen haben, importieren. Klicken Sie dazu auf das Plus-Symbol im unteren Teil des Fensters (rot), um ein Zertifikat zu importieren.
   
   
2. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Zertifikatsdatei auswählen und importieren können. Kurz darauf erscheint das importierte Zertifikat in der Liste.
   
   

   
   

3. Öffnen Sie die Einstellungen mittels Doppelklick und wählen Sie bei Secure Sockets Layer und X.509 Standardrichtlinien "Immer vertrauen" aus. Schließen Sie das Fenster und bestätigen Sie die Änderungen mit der Eingabe Ihres Passworts.
   
   

   
   

14.3.6 Das Aktivieren eines Zertifikats unter Windows

1. Um ein Wurzelzertifikat zu importieren, öffnen Sie dieses mit einem Doppelklick.
   
   
2. Im sich nun öffnenden Fenster klicken Sie auf "Zertifikat installieren..." (rot), um den Installationsassistenten auszuführen.
   
   

   
   

3. Im ersten Schritt wählen Sie "Aktueller Benutzer" (rot) und fahren fort.
   
   
4. Anschließen wählen Sie "Alle Zertifikate in folgendem Speicher speichern" und klicken Sie auf "Durchsuchen". Im sich nun öffnenden Fenster wählen Sie "Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstelle" und bestätigen mit "OK".
   
   

   
   

5. Nach einem weiteren Klick auf "Weiter" gelangen Sie zu einer Übersicht der gewählten Einstellungen. Bestätigen Sie diese mit "Fertig stellen".
   
   
6. Anschließend erhalten Sie eine Warnung, in der Sie gebeten werden die Vertrauenswürdigkeit des Zertifikats zu bestätigen. Klicken Sie "Ja" um die Installation des Zertifikats abzuschließen.
   
   
   

   
   

14.3.7 Das Aktivieren eines Zertifikats in Firefox

1. Um zur Zertifikatsverwaltung zu gelangen, klicken Sie bitte auf den Menü-Button (1) und im Anschluss auf "Einstellungen"(2).
   
   
2. Im folgenden Tab klicken Sie bitte in der rechten Leiste auf "Erweitert" (1). Mit einem weiteren Klick auf "Zertifikate anzeigen" (2) gelangen Sie zur Zertifikatsverwaltung.
   
   

   
   

3. Hier können Sie nun unter "Zertifizierungsstellen" mit Hilfe des "Importieren..."-Buttons ein neues Wurzelzertifikat hochladen.
   
   
4. Nach dem Sie ein Zertifikat ausgewählt haben, wählen Sie noch die Berechtigungen und klicken "OK", um den Vorgang abzuschließen.
   
   

   
   

15 Die Servicerufnummern im Überblick

15.1 Die Servicerufnummern Teil I

15.2 Die Servicerufnummern Teil II

16 Zusätzliche Features und Funktionen

16.1 Der XMPP Server (Jabber)

16.1.1 Die Einrichtung in der Phonalisa Weboberfläche

16.1.2 Die Anmeldung eines Messaging-Clients

1. Öffnen Sie zunächst die Systemeinstellungen.
2. Klicken Sie auf "Internet-Accounts".
   
   
3. Wählen Sie im unteren Teil der Liste "Anderen Account hinzufügen...".
   
   

   
   

4. Anschließend klicken Sie auf "Nachrichtenaccount".
   
   

   
   

5. Haben Sie in der Nachrichten-App auf "Account hinzufügen..." geklickt und anschließend "Anderen Account hinzufügen..." gewählt - so befinden Sie sich ebenfalls an diesem Punkt. Von hier ab sind beide Varianten identisch. Wählen Sie nun den Accounttyp “Jabber” und tragen Sie Ihre Anmeldedaten, wie unten beschrieben in die Felder ein.
   1. In dieser Dropdown wählen Sie bitte den Accounttyp "Jabber" aus.
   2. Hier tragen Sie bitte den Benutzernamen ein, mit dem Sie sich in der Domain registrieren.
   3. Dieser setzt sich aus Ihrem Benutzernamen und dem in den Einstellungen angegebenen Domainnamen zusammen (z. B. steinzimmer.berd@phonalisa.local).
   4. Tragen Sie hier das Passwort Ihres Benutzerkontos ein.
   5. Deaktivieren Sie die automatische Ermittlung von Server und Port.
   6. Als Server-IP verwenden Sie bitte die IP Ihrer Phonalisa. Deaktivieren Sie in diesem Punkt "SSL verwenden" und tragen Sie den Port 5222 ein.
   7. Nach dem Sie alle Felder ausgefüllt haben klicken Sie auf "Anmelden".
      
   

   
   

Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel, wie sich zwei Mitarbeiter zum Mittagessen verabreden könnten. Da der Kollege gerade am Telefon ist, schreibt ihn Herr Zipfel einfach im Chat an und fragt, ob es bei der verabredeten Zeit bleibt und ob sich noch ein Kollege dazu gesellen könne. Auf diese Art muss Herr Grube seine Arbeit nicht unterbrechen und kann dennoch auf die Anfrage seines Kollegen reagieren.

16.2 Die Cron-Regeln

Der Aufbau
Eine CRON-Regel besteht im Allgemeinen aus sechs Spalten, wobei wir uns hier die ersten fünf genauer anschauen wollen. Die letzte Spalte (6) wird durch die Phonalisa vorgegeben. Mit Hilfe der Spalten 1 bis 5 legen Sie den Zeitpunkt fest, an dem eine Operation ausgeführt werden soll. In der nachfolgender Grafik sehen Sie, welche Funktion die einzelnen Stellen erfüllen.




Bitte beachten Sie bei der Verwendung der Wochentage, dass diese von Sonntag (0) bis Samstag (6) verwendet werden.


Die erlaubten Sonderzeichen

Teil III. Fragen

17 Fragen zur Benutzerverwaltung

17.1 Ich bekomme keine E-Mails über eingehende Voice-Mails. Woran liegt das?

1. Sie haben zu Ihrem Benutzer keine E-Mail-Adresse hinterlegt. Hilfe im Punkt 10.1↑
2. Sie haben im Menüpunkt “Einstellungen” -> “Benachrichtigungen” die Funktion “E-Mail bei empfangener Sprachnachricht empfangen” deaktiviert. Hilfe im Punkt 9.7↑
3. Die Konfiguration Ihrer Messaging-Einstellungen im System sind fehlerhaft. Hilfe im Punkt 13.2.5↑

17.2 Auf meinem Dashboard werden meine Voice-Mails nicht dargestellt. Woran liegt das?

17.3 Wie erkenne ich, wer System-Administrator ist?

17.4 Ich möchte einen Benutzer von der “Alle Benutzer”-Gruppe in eine andere Gruppe verschieben. Wie mache ich das?

1. Über die Benutzerverwaltung. Hilfe im Punkt 10.1↑
2. Über die Gruppenverwaltung. Hilfe im Punkt 10.2.5↑

17.5 Ich habe eine Sofort-Weiterleitung auf den AB eingerichtet. Einige Benutzer können mich dennoch intern erreichen - Warum?

17.6 Ich möchte für mich das am/pm Zeitformat einrichten. Kann ich das nur für mich einrichten oder muss das gesamte System dann diese Einstellung bekommen?

18 Fragen zur Gruppenverwaltung

18.1 Warum kann ich kein Gespräch heranholen (Pickup)?

18.2 Ich sehe die Statistik meiner Gruppe nicht. Woran liegt das?

18.3 Mein Kollegenmonitor ist leer. Wo kann ich ihn konfigurieren?

18.4 Ich möchte, dass mein Telefon erst nach 5 Sekunden mit den anderen mitklingelt. Geht das?

18.5 Wann landet ein Gruppenanruf im Timeout und was passiert mit ihm?

18.6 Die Gruppe “Kundendienst” darf nicht auf Handys anrufen. Ist das möglich?

18.7 Ich möchte eine Durchsage auf ein einzelnes Telefon durchführen. Wie gehe ich vor?

18.8 Ich möchte eine Durchsage auf die Telefone einer ganzen Gruppe machen. Geht das?

18.9 Die Telefone einer gesamten Gruppe sollen alle die gleiche Tastenbelegung haben. Muss ich das bei jedem Benutzer einzeln einrichten?

18.10 Warum kann ich im Jabber meine Kollegen nicht sehen?

19 Fragen zum Adressbuch und Kalender

19.1 In meinem Adressbuch fehlt das Symbol für den CSV-Import. Wie kann ich es aktivieren?

1. Menüpunkt “Admin” -> “Adressbücher”. Hier können Sie das Adressbuch auswählen in das Sie Daten importieren möchten. Editieren Sie das Adressbuch und setzen Sie einen Haken bei CSV-Import in der Zeile Ihrer Gruppe. Im internen Adressbuch fehlt diese Zeile, da in das interne Adressbuch keine Daten importiert werden dürfen.
2. Im Menüpunkt “Admin” -> “Gruppen” können Sie Ihre Gruppe bearbeiten. Im Reiter “Adressbücher” keinen Sie bei dem entsprechenden Adressbuch den Haken für die CSV-Import-Berechtigung setzen.

19.2 Warum kann ich in meinem internen Adressbuch die Namen und die E-Mail-Adresse nicht verändern?

19.3 Ich habe ein neues Adressbuch angelegt - sehe es aber nicht. Was ist die Ursache?

19.4 In einem Adressbuch kann ich die Einträge zwar sehen - aber nicht bearbeiten. Woran liegt das?

19.5 Ich möchte die Einträge aus einem Adressbuch in ein anderes verschieben. Wie funktioniert das?

19.6 Kann ich die Einträge in einem Adressbuch alle auf einmal löschen?

19.7 Ich vermisse einen meiner selbst angelegten Kontakttypen.

19.8 Ich habe einen neuen Kalender angelegt - sehe ihn aber nicht.

19.9 Die Termine im Kalender sind verschwunden.

19.10 Ich vermisse einen meiner selbst angelegten Termin-Typen? Wo ist er hin?

19.11 Ich sehe zwar die Termine im Kalender - kann diese aber nicht verändern. Fehlt mir eine Berechtigung dazu?

20 Fragen zur Administration

20.1 Wo finde ich das SIP-Passwort zu einem Benutzer?

21 Fragen zu den Telefon-Einstellungen

21.1 Ich habe selbst einen Song geschrieben. Kann ich ihn als Klingelton setzen?

21.2 Ich habe verschiedene Telefontasten konfiguriert - mein Endgerät zeigt diese aber nicht an.

21.3 Kann ich meine eigene Rufnummer unterdrücken?

21.4 Wenn ich gerade telefoniere, klopft ständig ein weiteres Telefonat an. Kann ich das irgendwo abstellen?

21.5 Mein Endgerät signalisiert Besetzt obwohl ich frei bin. Welche Ursachen kann das haben?

21.6 Ich möchte eine benutzerdefinierte Rufumleitung mit Nachtschaltung einrichten. Die Gruppe, für die ich es einstellen möchte wird nicht aufgeführt. Warum?

22 Fragen zu den Warteschlangen

22.1 Wenn ich intern bei einer Warteschlange anrufe, klingelt immer nur ein Telefon - es sollen aber alle klingeln. Wie richte ich das ein?

22.2 Wann ist eine Warteschlange “leer”?

22.3 Kann ich Agent in mehreren Warteschlangen sein?

22.4 Wie kann ich mich als externer Agent in Warteschlangen an- bzw. abmelden?

23 Fragen zum Routing/Telefonie

23.1 Warum klingelt bei einigen Benutzern das Telefon, obwohl diese gar nicht im eingehenden Routing angelegt sind?

23.2 Die Anlage bietet 16 Channel. Warum kann ich nur 1 gleichzeitiges externes Gespräche führen?

23.3 Ein Anruf ist fehlgeschlagen. Wo kann ich nachschauen, woran das liegt?

23.4 Mich stören einige Anrufer. Kann ich diese sperren?

23.5 Ich möchte Anrufe auf einen Konferenzraum nur für ein bestimmtes Zeitfenster zulassen. Wie gehe ich vor?

23.6 Ich möchte die Klingelverzögerung auch für meine Rufgruppen nutzen. Geht das?

23.7 Ich habe einen Telekom All IP Anschluss als Gateway konfiguriert, der Rufaufbau dauert jedoch 10-20 Sekunden.

24 Fragen zu den Systemeinstellungen

24.1 Warum greift der im System eingestellte zentrale Abwurfplatz nicht?

24.2 Ich benutze zu Schulungszwecken die Mithör-Funktion. Was mache ich, wenn die Stimme meines Kollegen am Telefon stark verzerrt wird?

Teil IV. Das Glossar

A

AB:

Absteigend:

Admin:

Agenten:

Agenten (statisch):

Agenten (dynamisch):

Agenten-Monitor:

Anklopfen:

Anrufquelle:

Ansage vor Melden:

Ablauf:

Amtsholung:

Audio-Dateien:

B

Backup:

Benutzer:

Benutzerdefinierte Rufumleitung:

Berechtigungen:

Billing:

Blacklist:

BLF:

C

Cache:

Call-Through:

CDR:

Checkbox:

Chef-Sek-Schaltung:

Click2Call:

Click2Fax:

Click2Mail:

CLIP:

CLIR:

CSV:

CTI :

D

Dashboard:

Datumsformat:

Datumsregel:

Debug:

Dienstmerkmale:

DND:

Drag&Drop:

Domain:

Dropdown:

E

Erweiterungsmodul:

Externe Agenten:

Event:

F

Factory Reset:

Fax2Mail:

Funktionscode:

Fest eingeloggt:

Firmware:

G

Gateway:

Gesperrt:

Gruppe (Kinder, Eltern):

Gruppenhierarchie:

GUI:

H

Halten:

Home-Office:

I

Intercom:

IVR:

J

Jabber:

K

Kalender-Typ:

Klingeldauer:

Klingelverzögerung:

Konferenz:

Konfig. (Konfiguration):

Kontakt-Typ:

Kurzwahl:

L

LDAP/AD:

LED:

Leer:

Letzter Kontakt:

Login-Status:

M

Max Muster, John Doe,...:

Makeln:

Mithör-Funktion:

Moderator:

Monitorrechte:

N

Nachtschaltung:

Namensschema:

Nebenstelle:

Netzwerkscanner:

O

Offline:

Online:

Outbound Dial:

P

Parallelruf:

Passwort:

PDF:

Pickup:

Pin:

Präsenzmonitor:

Präsenzstatus:

Q

Queue:

R

Record:

Restore:

Round-Robin:

Rufgruppe:

Rufumleitungsfilter:

Rufumleitungsregel:

Rufumleitungsszenario:

S

Sprachmenü:

Statistik:

Strategie:

Subdomain:

System-Job:

Szenario:

T

Tagesauswertung:

Tastenprofil:

Tastentöne:

Timeout:

Token:

Transfer:

U

UI:

UI-Theme:

Umleitungsfälle:

V

Verbose:

Vererbung:

VIP:

Voice-Mail (-Box):

W

Wartemusik:

Warteschlange:

Wav-Datei:

Wochenregel:

Wizard:

XYZ

Xing:

XMPP:

Zeitformat:

Zeitprofil:

Zentraler Abwurfplatz:

Zoiper:

ZRTP: